“Bilgi çöplüğü” içinde kaybolmayacak, okunacak bir iş mektubu nasıl yazılır? Kurallar, öneriler, örnekler
Kelime erişilebilir bir iş aracıdır. İş dünyasında, işinde sözcükleri kullanmayan bir insan bulmak mümkün değildir.
Modern iş yavaş yavaş yazışma işine dönüşüyor. Elektronik veya geleneksel mektupların yardımıyla müşteriler, iş ortakları ve işverenlerle iletişim kurulur. Mektup, yazarı ya bir profesyonel ya da ilişkiye devam etmemeniz gereken bir kişi olarak konumlandırıyor.
Bir profesyonel yazabilmeli
- Apaçık
- etkili bir şekilde
- ciddiyetle
- İlginç
Ve bunu öğrenmek için hiçbir zaman geç değildir. Temel bilgilerle başlayalım: İş yazıları ile normal yazılar arasındaki farkı anlayın.
Hizmet mektubunun normal mektuptan farkı nedir? Bir iş mektubunun özellikleri
Mektup, muhatabına bir şey hakkında bilgi aktarmayı amaçlayan bir veya iki sayfalık kısa bir metindir.
Bilginin niteliği ve mektubun göndericisi ile alıcısı arasındaki ilişki, yazışmaları ikiye böler.
- iş (resmi)
- kişisel (gayri resmi)
Bir iş mektubu aşağıdakilerle karakterize edilir:
- kısalık
- kesinlik
- muhakeme ve mantık
- bilgi içeriği
- değerlendirme ve duygusal tarafsızlık
- standardizasyon:
- resmi formlar kullanılıyor
- Sabit konuşma şekilleri, özel dini terimler ve yapılar kullanılıyor
- konu sayısı - 1-2
- hedefleme
- açıkça tanımlanmış emir komuta zinciri (gerekirse)
Ne tür iş mektupları var?
İş mektubunun türü belirler
1. Yazılma amacı
Ticari amaçlar
- Bir anlaşma yapmak ve onun özel şartlarını önermek istiyorsunuz - muhatap için bir teklif mektubu (teklif) hazırlayın
- İşlemin sizin için kabul edilebilir şartlarına karar vermediyseniz bir talep mektubu gönderin
- Alıcınızı, sözleşmeden doğan yükümlülüklerin ihlali konusunda bilgilendirmek ister misiniz? Bir talep mektubu yazın (şikayet)
Kâr amacı gütmeyen amaçlar
- Teşekkür mektubunda teşekkür edin
- Yükümlülüklerinizi teminat mektubuyla, onayınızı ise onay mektubuyla onaylayın
- Bilgilerinizin alıcının ilgisini çekeceğini düşünüyorsanız bülten yazın
- Hatırlatma mektuplarıyla önemli anlaşmaları, yükümlülükleri, cezaları hatırlatın
- Tebrik mektuplarında tebrik edin, istek mektuplarında sorun, taziye mektuplarında başsağlığı dileyin
- Önemli evrak veya maddi varlık göndermeniz gerekiyorsa kargonuz için mutlaka ön yazı hazırlayın.
2. Alıcı
Aynı anda birden fazla alıcıya bir mektup gönderiyorsanız, sirküler bir mektup yazıyorsunuz demektir.
Mektubunuz aynı anda birden fazla konuya değinebilir, bu da onu otomatik olarak çok yönlü hale getirir
4. Yapı
Düzenlenmiş mektuplar, mektubun metin kısmının belirli bir kalıba göre derlenmesini içerirken, düzenlenmemiş mektuplar serbest bir sunum biçimine sahiptir.
5. Ayrılış şekli
- bir zarf içinde
- elektronik
- faksla
Bir iş mektubunun yapısı: giriş, gelişme, sonuç
Standart bir iş mektubunun yapısı daha dikkatli bir değerlendirme gerektirir.
Doğru biçimlendirilmiş bir mektup aşağıdaki taslağa karşılık gelmelidir:
Planın bazı noktalarına daha yakından bakalım:
1. Başlık
Tipik olarak bu, mektubun konusunun kısa bir özetidir.
Önemli: Alıcının mektubunuzu okumasını istiyorsanız başlığı doğru yazın.
Ticari yazışmalarda başlıkların bulunmaması, ticari yazışmaları yürütme konusunda temel becerilere sahip olmayan yeni başlayanlar için tipiktir.
2. İtiraz
- geleneksel "Sevgili" biçimine sahiptir
- satırın ortasında büyük harfle yazılır
Önemli: Kısaltmaların kullanılması yasaktır!
3.Giriş
- muhatabı mektubun ana fikriyle tanıştırır
- muhatabı mektupta yer alan sonraki bilgilerin doğru algılanmasına hazırlar
4. Metnin ana gövdesi giriş bölümünde belirtilen ana fikri doğrulamaktadır
Mektubun bu bölümünde
- teklifin/itirazın özünü açıkça belirtiyorsunuz
- argümanlar sağlayın: gerçekler, rakamlar, mektubun konusuyla ilgili diğer ayrıntılar. uzman görüşü, kendi olumlu/olumsuz deneyimi
Gerekçe kolaylığı için aşağıdaki diyagramı kullanabilirsiniz:
Önemli: Son paragraf, belirli bir adımı veya beklenen sonucu belirten bir ifade içermeli ve muhatabı harekete geçmeye teşvik etmelidir.
5. Sonuç olarak:
6. “İmza” penceresinde muhatapla ilgili bilgiler belirtilmelidir:
- iş unvanı
Yazı stili seçerken nasıl hata yapılmaz?
İş yazışmalarında sürekli olarak yazım tarzı ve muhatapla iletişimin tonu konusunda seçimler yapmak zorunda kalırsınız. Mesajınız ne kadar kuru, resmi veya tam tersi ne kadar canlı, sıcak ve insani olmalı?
- İş yazışmalarında kişisel tarz, mektubu yazan kişinin bireysel niteliklerini vurgular.
- Resmi bir üslup kullanıldığında gerçekler sunulur ve bunlara dayanarak uygun sonuçlar çıkarılır.
- Kişisel tarz, mektubun yazarı ile muhatabı arasında eşit şartlarda iletişimi içerir.
- Biçimsel üslup, açık bir emir komuta zincirini ve mektubu okuyan kişinin hesaba katmak zorunda kaldığı bir gücü gösterir.
Bir iş mektubunda doğru iletişim tarzını seçmek için şunları göz önünde bulundurun:
- siz ve alıcınız hangi ağırlık kategorilerindesiniz?
- dostane bir şekilde müzakere etmek veya güçlü bir konumdan baskı uygulamak istiyorsunuz
Seçilen stile nasıl sadık kalınır?
Kişisel stil
- Şahıs zamirlerinin varlığı: ben, biz, sen
Örneğin: Sizden özür diliyorum ve benzer hataların bir daha yaşanmamasını tüm içtenliğimle umuyorum. - Doğrudan itiraz ve talepler
Örneğin: Lütfen kişisel eşyalarınızı gözetimsiz bırakmayın. - Duygusal değerlendirme ifadelerinin kullanımı: yıldız gençlik, sağır edici başarısızlık
Resmi stil
- Şahıs zamirlerinin soyut isimlerle değiştirilmesi
Örneğin: Sinema yönetimi akşam programı programını değiştirdiği için içtenlikle özür diler - Kişisel itiraz ve isteklerin beyanlarla değiştirilmesi
Örneğin: Lütfen kişisel eşyalarınızı gözetimsiz bırakmayın. - Yaygın din adamlığının kullanımı: Dikkatinize sunuyorum, çünkü
Bir şükran mektubu veya taziye mektubu, yani duygularınızı ifade etmeniz gereken iş mektupları yazıyorsanız resmi üslup kesinlikle uygun değildir. Bir talep mektubu veya teklif mektubu yazdığınız bir durumda, kişisel bir üsluba bağlı kalmak da daha iyidir.
Şikayet mektubu nedir ve nasıl yazılır? Diğer harf türlerinden farkı nedir?
Önemli: Bir mektup yazarken muhatabın dikkatini ondan tam olarak ne tür eylemler beklediğinize odaklayın. Ayrıca belirlediğiniz görevlerin uygulanması için belirli son tarihleri de belirtin.
Şikayet mektubu şablonu, onu doğru şekilde oluşturmanıza yardımcı olacaktır:
Cevap mektubu nedir ve nasıl yazılır?
İki tür tavsiye mektubu vardır:
- ret mektubu
- olumlu yanıt içeren mektup
Her iki mektup türünün taslağının hazırlanmasında iki genel kural vardır (girişim mektubunun doğru şekilde hazırlanması şartıyla):
1. Yanıt mektubu, girişim mektubunun sözcük dağarcığını ve konuşma kalıplarını korur
2. Cevap mektubu metni aşağıdaki hususlara ilişkin bilgi içermemelidir:
- girişim mektubunun hazırlanma tarihi
- kayıt numarası
Dostça ve doğru bir ret mektubu örneği aşağıda verilmiştir:
Ancak reddetmenin her zaman yumuşak olması gerekmez. Sert ve katı bir iletişim tarzının gerekli olduğu durumlar vardır. Aşağıda, sertten yumuşaka kadar tüm durumlar için bir ret mektubu şablonu bulunmaktadır:
Bilgi mektubu: Cevap mektuplarından ve şikayet mektuplarından farkı
Bilgi mektubu çok işlevlidir:
- raporlar (örneğin, fiyat listelerindeki fiyat değişiklikleri hakkında)
- (yönetim kurulu üyelerinin yeniden seçilmesini) bildirir
- (malların nakliyesi hakkında) bildirir
- beyan eder (niyetlerini)
- onaylar (malların teslim alınması)
- (sözleşme kapsamında üstlenilen yükümlülüklerin yerine getirildiğini) hatırlatır
- reklam yapar ve bilgilendirir (genel olarak şirket hakkında, özel olarak mallar/hizmetler hakkında)
Belki de bugün en acil konu, bir reklam ve bilgilendirme mektubunun nasıl doğru şekilde oluşturulacağı sorusudur.
1. Yapı eksikliği
2. Mektubun metninde argo veya resmi olmayan dilin varlığı
3. Özensiz tasarım
4. Çok sayıda yazım, sözdizimi ve üslup hatası
5. Mektupta güvenilir gerçeklerin ve objektif bilgilerin eksikliği
6. Temel nezaket kurallarının ihlali (özellikle şikayet mektuplarında)
7. Metinde hantal ve net olmayan cümlelerin kullanılması
8. Materyalin sunumunda mantık eksikliği
9. Kısaltmaların açıklamalarının olmaması
10. Metnin amaçsızca derlenmesi durumunda genel bulanıklık
İş mektupları hakkında bilmeniz gereken başka ne var?
1. Modern iş yazışmaları için metin kompozisyonunun blok yapısı yöntemi kullanılır.
Bu yöntem zamandan tasarruf sağlar ve tüm iş belgelerinin genel stilini korur. Yöntemin karakteristik bir özelliği, açık noktalama işareti veya nokta/virgül bulunmamasıdır (örneğin, listeler oluştururken)
2. Mektubun başlığı için sans-serif yazı tipi (örneğin Arial) kullanılabilir. Böyle bir yazı tipi bilinçaltı düzeyde sağlam ve sağlam olarak algılanır.
3. Ana metinde serif yazı tipleri (Times News Roman) kullanılmalıdır. Serifler gözlerinizin harften harfe geçişini kolaylaştırarak okumayı daha hızlı hale getirir.
Önemli: Her zaman yalnızca elle yazılan harfler vardır!
Bunlar tebrik mektupları, taziye mektupları, şükran mektupları
Sasha Karepina'nın videosunda iş mektuplarının kompozisyonuna ilişkin çok sayıda yararlı bilgi bulunabilir.
Video: Kapak mektubu ve özgeçmiş nasıl yazılır
Video: “Hikâye anlatıcılarından öğrenmek.” Metin satmanın sırları
Talimatlar
Muhatabın konumunu ve tam adını belirterek başlayın. Örneğin: "JSC Polad Ivanov S.S.'nin Baş Mühendisine." Sonra yaz çekici mektubun üst kısmında. Genellikle “Sevgili” kelimesiyle başlar. Daha sonra muhatabın tam adı ve soyadı gelir. Adını belirtmeden “Sevgili Bay İvanov” da yazabilirsiniz. İtiraz tam olarak ortada bulunmalıdır.
Temyiz mektubunuza bir önsöz yazın. Bu mektubu yazmanızın nedenlerini ve amacını açık ve net bir şekilde belirtin. Bu paragrafın muhatabı mektubun tüm özünü anlamalıdır. Örneğin şöyle başlayın: “Size ...'den ...'a gönderdiğiniz rulmanların kalitesinin yetersiz olmasıyla ilgili yazıyorum”.
Mektubun ana gövdesini doldurun. Tipik olarak, giriş bölümünde özetlenen konu hakkındaki endişeleri ifade eden iki ila dört paragraftan oluşur. Ayrıca bu bölümde bu konudaki ve sorunun olası çözümüne ilişkin tüm düşüncelerinizi belirtin. Muhatabın bu sorunu mümkün olan en kısa sürede çözmek için hangi spesifik eylemleri yapması gerektiğini belirtin. Açık teslim tarihleri, sayılar ve cümleler kullanın.
Bir sonuç yazın. Bu bölümde, itiraz mektubunun tamamının sonuçlarını formüle edin. Örnek: "Bu hoş olmayan durumu çözeceğinizden eminim ve yakın gelecekte işbirliğimiz eskisi gibi olacak."
Pozisyonun unvanının yanı sıra tam adınızdan oluşan resmi bir imza koyun. Bunun önünde genellikle şu ifadeler bulunur: "Saygılarımla", "Saygılarımla", "Daha fazla işbirliği umuduyla" vb. Duruma göre seçin.
Bir postscript veya postscript yazın. Bu küçük bölüm imzanın hemen altında yer almaktadır. Bu formattaki harflerde oldukça nadiren kullanılır, ancak yine de bazen ortaya çıkar. Bir dipnot, muhatabı mektubu yazanın organizasyonunun hayatındaki bazı önemli olaylar hakkında bilgilendirir. Örneğin: “P.S. 2 gün önce alınan bir hammadde partisindeki kusur yüzdesinin %19'a yükseldiğini size bildiriyorum!
Kaynaklar:
- itiraz mektubu örneği
Daha birkaç yıl öncesine kadar kişinin düşüncelerini kağıt üzerinde ifade edebilme yeteneği paha biçilemez bir hediye olarak görülüyordu. Bugün bu o kadar önemli bir nitelik değil çünkü anlaşmaya varmak, hatta sadece telefonla konuşmak çok kolay. Ancak yine de bazı alanlarda yazma yeteneği önemli bir unsur olmaya devam ediyor. Yazışma olmadan iş iletişimi imkansızdır; örneğin, birçoğunun hakkında mektup yazması gerekir. işbirliği gerçekleşip gerçekleşmeyeceği belirlenir. Bu nedenle böyle bir şeyi doğru ve yetkin bir şekilde oluşturmak çok önemlidir. mektup.
Talimatlar
Mektup kuruluşun antetli kağıdına yazılmalıdır. Mektubun başlığının renkli mürekkeple basılması harika, çünkü psikologların bakış açısına göre bu okuyucunun dikkatini çekiyor.
Bazı kuruluşların gelen ve giden yazışmaların kaydını getirdiği bilinmektedir, bu nedenle bir sonraki öğe giden mesajın kayıt ve tarihini yazmak olacaktır.
Lütfen aşağıda belirtin: Bu iş mektubunun kime gönderildiğini mektup, pozisyon veya departman tarafından tam olarak belirtilmelidir. Lütfen hiçbir kısayola izin verilmediğini unutmayın.
Bundan sonra mesajınızı ortaya kalın ve vurgulanmış yazı tipiyle yazın, örneğin Sayın Baylar! Daha sonra adrese ilerleyin, doğru yazılmalıdır örneğin “siz, siz, siz” büyük harfle yazılmalıdır.
Bundan sonra, ticari bir teklif yazmanın nedenini belirtin; örneğin, bu geçmiş bir ilişki veya bir toplantıdaki bir tartışma olabilir. Daha sonra, teklifin kendisini yazmaya devam edin; daha sonraki ticari tekliflerin ayrıntılı bir analizi ile büyük teklifler yazmaya gerek yoktur. Tüm bu bilgilere metinde özel olarak atıfta bulunarak ekler kısmında yer verebilirsiniz.
Kuruluş için kaydedilmesi gereken acil sorularınız mı var? Bu durumda yazılı itirazda bulunmak zorunludur. Ancak her şey göründüğü kadar basit değildir. Yetkili bir iş mektubu yazmak tam bir bilimdir. Ve herkesin bunu derlemenin temel becerilerini öğrenmesi veya hatırlaması zarar vermez.
Öncelikle bir kuruluşa mektup yazmanız veya talepte bulunmanız için size en uygun yönteme karar verelim. Çoğu zaman, çevrimiçi mesajlar İnternet kaynakları kullanılarak kullanılır. Bu şekilde bir mektup yazarsanız, onsuz yapamazsınız:- Dizüstü bilgisayar);
- Metin düzeltici;
- E-posta.
Elle yazma yöntemini kullanırsanız yazdırma için bir yazıcıya da ihtiyacınız olacaktır.
Mektup yazmanın ilk aşaması “başlıktır”. Sayfanın üst kısmında şunlar bulunmalıdır:- Başvurduğunuz kuruluşun adı;
- Kuruluşun yöneticisinin veya sorumlu kişinin tam adı;
- Kurum adresi;
- Başvuru tarihi;
- Başvuru şehri.
İstenilen "başlık" öğeleri aynı zamanda şirketin koordinatlarını da içerir - faks, telefon, e-posta adresi, OKPO, OGRN, INN/KPI. İtirazın konusuna ve kuruluşun kendisine bağlıdır.
- Promosyon mektupları;
- Tavsiye mektubu;
- Bilgi mektupları;
- Kapak mektupları;
- Şükran günü mektupları;
- Tebrik mektupları;
- Talimat mektupları;
- Soruşturma mektupları;
- Talep mektupları;
- Cevap mektupları;
- Bildirim mektupları;
- Davet mektupları.
Kullandığınız itiraz türüne bağlı olarak içeriği doğru şekilde formüle edin. Örneğin, bir kuruluş için olumlu bir eleştiri yazıyorsanız, isteğinizin nedenini, tam olarak neyi beğendiğinizi vb. ayrıntılı olarak açıklamalısınız.
Portalımızdan indirin:
Bir kuruluşa mektup yazmanın önemli bir unsuru “su atmayın” ve konuya değinmektir. Düşüncelerinizi, mektubunuz şirket çalışanlarının ilgisini çekecek şekilde ifade edin. Bunu yapmak için iş görgü kurallarına uygun olarak özel "ilgi çekici kelimeler" kullanın. Ancak aşırıya kaçmamalısınız çünkü Hakkında konuşuyoruz bir belge hakkında, kişisel yazışmalarla ilgili değil. Durumu kısaca açıklayın ancak okunabilir hale getirin. Konuşma yasaya uygunlukla ilgiliyse, Rusya Federasyonu yasalarına atıfta bulunduğunuzdan emin olun. Bir çatışma durumunu açıklarken, olayı tırmandıracak bir dizi tedbirin önerilmesi memnuniyetle karşılanır.
Doğru kuruluşa yetkin bir şekilde bir mektup hazırlamak, itirazınızın başarısının anahtarıdır. Yukarıda açıklanan tüm noktaları dikkatlice inceleyin ve çalışmaya başlamaktan çekinmeyin. Mektubun yazım, noktalama ve üslup hataları içermemesi gerektiğini unutmayın.
Muhtemelen herkes en az bir kez bir iş mektubu yazma ihtiyacıyla uğraşmak zorunda kalmıştır. Derlerken, istemeden bunun hiç de kolay olmadığı sonucuna varıyorsunuz. Bilmeniz gereken birçok iş mektubu yazma kuralı ve düzenlemesi vardır. Makale, bir belge hazırlama sürecini ayrıntılı olarak anlatıyor, iş mektubu örnekleri sunuyor, türlerini ve tasarımlarını tartışıyor.
Biçim
Hazır formlar sağlamlık katacak ve şirketin güvenilirliğini gösterecektir. Kuruluş hakkında aşağıdakiler gibi gerekli bilgileri içerirler:
- İsim.
- Adres.
- Telefon numaralarıyla iletişime geçin.
- İnternet sitesi.
- E-posta.
- Logo.
- Diğer iletişim bilgileri.
Formlarla ilgili katı kurallar yoktur. Bu nedenle her kuruluş, hangi bilgilerin dahil edileceğine bağımsız olarak karar verir.
İş mektupları nasıl doğru yazılır? Hazırlık
İş mektupları, kendi kural ve gereksinimlerine tabi olarak belirli bir şekilde yazılır ve biçimlendirilir. Yazar, hedefe bağlı olarak hesapladığı sonucu elde etmek için içeriği ayrıntılı olarak düşünür. Muhatabın mektubun konusu hakkında zaten hangi bilgileri bildiğini, bunu neye dayandıracağını ve içinde nelerin yeni olacağını açıkça anlamalıdır. Argümanlar yazarın hangi amacı takip ettiğine bağlıdır. Bir iş mektubu hazırlama süreci aşağıdaki aşamalara ayrılabilir:
- Sorunu incelemek.
- Taslak mektup yazmak.
- Onun onayı.
- İmzalanıyor.
- Kayıt.
- Alıcıya gönderiliyor.
İş mektuplarının yapısı
Bir mektup yazarken onu bilgilerle doyurmak, yani gerekli tüm bilgileri oraya koymak gerekir. Basit veya karmaşık olabilir. Basit bir mektubun içeriği, genellikle alıcının yanıtını gerektirmeyen bilgileri açık ve öz bir şekilde aktarır. Karmaşık bir tanesi birkaç bölüm, nokta ve paragraftan oluşabilir. Her paragraf bilginin bir yönünü sunar. Bu tür iş mektubu örnekleri genellikle giriş, gelişme ve kapanış bölümünden oluşur.
Aşağıda bir iş mektubu yazma örneği verilmiştir - giriş kısmı.
Ana bölüm, durumları ve olayları açıklar, analizlerini ve kanıtlarını sağlar. İşte bu bölümde, öyle ya da böyle hareket etmeleri, işlerin nasıl olduğunu kanıtlamaları ve herhangi bir etkinliğe katılmanın gerekliliği konusunda çeşitli argümanlar sunarak bilgi vermeleri gerektiğine ikna ediyorlar.
Sonuç, öneri, talep, hatırlatma, ret vb. şeklinde yapılan sonuçları içerir.
Bir iş mektubu yazmanın bir örneği - son kısmı - aşağıda sunulmuştur. Bu, ana maddede belirtilen gereksinimi özetlemektedir.
Sağlanan tüm bilgiler optimum düzeyde tutarlı ve anlaşılır olmalıdır.
Her harf ortalanmış bir adresle başlar. Bu küçük kısım son derece önemlidir. Yazar bunu seçerken şunları dikkate almalıdır:
- Muhatabın konumu.
- İlişkinin doğası.
- Formalite.
- Görgü kuralları.
Mektubun sonunda kibar bir form bulunmalıdır. Örneğin: "...Daha fazla işbirliği için umudumu ifade ediyorum (davet için minnettarım)..." Bu ifadelerin ardından yazarın imzası gelir.
Stil
Tüm mektuplar, resmi iş ilişkilerinde dilin kullanılması anlamına gelen resmi iş tarzında yazılmalıdır. Böyle bir dilin özellikleri aşağıdaki koşullar altında oluşur:
- İş ilişkilerinin ana katılımcıları, yöneticileri ve yetkilileri adına mektupların yazıldığı tüzel kişilerdir.
- Organizasyonlardaki ilişkiler sıkı bir şekilde düzenlenmiştir.
- İletişimin konusu şirketin faaliyetleridir.
- Yönetim belgelerinin genellikle belirli bir muhatabı vardır.
- Çoğunlukla bir kuruluşun faaliyetleri sırasında aynı durumlar meydana gelir.
Bu bağlamda bir iş mektubunda yer alan bilgiler şöyle olmalıdır:
- Resmi, kişisel olmayan, iletişimde katılımcılar arasındaki mesafeyi vurgulayan.
- Belirli bir muhataba yönelik, adreslenmiş.
- Bu yazının yazıldığı sırada güncel.
- Güvenilir ve tarafsız.
- Alıcıyı herhangi bir eylemi gerçekleştirmeye teşvik etmek için gerekçelendirilmiştir.
- Karar vermek için tamamlayın.
Gereksinimler
Bir iş mektubu aşağıdaki gereksinimleri karşılamalıdır:
- Konuşma tüm düzeylerde standartlaştırılmıştır - sözcüksel, morfolojik ve sözdizimsel. İçerisinde pek çok ifade, terim ve formül bulunmaktadır.
- Yazının tonu tarafsız, ölçülü ve katıdır; duygusal ve ifade edici bir dil kullanılmaz.
- Mantıksal hatalar olmadan metnin doğruluğu ve netliği, ifadelerin açıklığı ve düşünceliliği.
- Kısalık ve kısalık - ek anlam taşıyan ifadeler kullanılmadan.
- Tekrarlanan durumların sonucunda oluşan dil formüllerinin kullanılması.
- Terimlerin, yani özel kavramları olan kelimelerin veya ifadelerin kullanılması.
- Sözlüksel (yani, kelimelerin parçalarından harflerin çıkarılmasıyla oluşturulan bileşik kelimeler: LLC, GOST vb.) ve grafik (yani kısaltılmış biçimde kelime adları: grn, zh-d, vesaire.).
- Genetik ve araçsal durumlarda yapıların kullanımı.
- Fiil isimleri içeren ifadeler (“destek” yerine “destek sağlayın”).
- Basit ortak cümleler kullanma.
Yukarıdaki iş mektubu örnekleri aşağıda tam versiyon (gövdeli) olarak gösterilmektedir. Bilgi, resmi bir iş tarzının tüm gereksinimlerini karşılamaktadır.
İş mektubu türleri
Belirli bir konuda bir iş mektubu yazmak en iyisidir. Aynı anda birkaç sorunu çözmek gerekiyorsa, birkaç farklı seçeneğin hazırlanması önerilir.
İş mektupları aşağıdaki içeriğe sahip olabilir:
- Eşlik eden. Bu tür mektuplara genellikle belgeleri nereye göndereceğinizi bildirmek için ihtiyaç duyulur.
(İş mektubu nasıl yazılır? Örnek bir ön yazı bu tip bir belge yazması gerekenlere yardımcı olacaktır.)
- Garantili. Herhangi bir vaadi veya koşulu onaylamak için yazılırlar. Örneğin iş için ödeme, kira, teslimat süreleri vb. garanti edilebilir.
- Teşekkürler. Özellikle son zamanlarda sıklıkla kullanılmaya başlandı. Bu tür mektuplar iyi bir ortaklık tonunun göstergesidir. Normal antetli kağıtlara veya güzel bir baskıya sahip renkli kağıda basılabilirler.
(İş mektubu nasıl yazılır? Çözdüğü görevlere bağlı olarak örnek bir teşekkür mektubu ücretsiz biçimde derlenir. bu durumda mektup özünü en kısa biçimde ifade eder. Renkli kağıt üzerine süslenmiş böyle bir örnek, şirket binasında onurlu bir yerde duvara asılabilir.)
- Bilgilendirici.
- Eğitici.
- Tebrikler.
- Reklam.
Mektuplar da var:
- İşbirliği önerileri. Son zamanlarda oldukça yaygın olan, kuruluşlara gönderilenler, örneğin bu örnek gibi, genellikle reklam niteliğindedir. Ticari mektup yazmak oldukça zordur, dikkat çekmek ve hatta ilgi çekmek için birçok nüansı hesaba katmanız gerekir. Ancak aşağıdaki örneğe göre oluşturursanız her türlü başarı şansı vardır.
- Davetiyeler. Çeşitli etkinliklere katılmaya davet edilerek gönderilirler. Genellikle bir yöneticiye veya yetkiliye hitap edilir, ancak aynı zamanda tüm bir ekibe de hitap edilebilir.
- İstekler.
- Bildirimler.
- İstekler ve diğerleri.
Bir mektuba cevap nasıl yazılır? Örnek
Cevap, ilk mektupta belirtilen isteğin tekrarlanmasıyla başlamalıdır. Daha sonra değerlendirmenin sonuçları verilir ve onay veya ret nedeni ifade edilir. Bir iş yanıt mektubu, beklenen bilgilere alternatif bir çözüm içerebilir. Tipik olarak aşağıdaki ilkeleri karşılar:
- İlk harfe ve içeriğine bir bağlantının bulunması.
- Aynı dil anlamına gelir.
- Karşılaştırılabilir kapsam ve içerik yönleri.
- Belirli bir sıraya uygunluk.
Dekor
İş mektupları için kurumsal antetli kağıt kullanmanın yanı sıra, bunları tasarlarken diğer incelikleri de dikkate almak gerekir. Bunlar ayrıntılar, kısaltma kuralları, yazım adresleri, başlıklar, metin uzunluğu, alan genişlikleri ve daha fazlasıdır.
Bir iş mektubu örnekleri, tüm incelikleri ve nüansları dikkate alarak onu oluşturmanıza yardımcı olur. Hem yeni başlayan ofis çalışanları hem de deneyimli çalışanlar tarafından kullanılırlar. Örnekler sayesinde harflerin doğru yazılmasını öğrenerek büyük bir zaman tasarrufu sağlıyorlar.
Elektronik yazışma iş dünyasında her zaman ana iletişim yöntemi olmuştur ve olmaya devam etmektedir. Doğru şekilde oluşturulmuş bir mektup zaten başarının yarısıdır. Ancak herkes bu tür mektuplar yazamaz. Bazen, bir iş teklifi içeren bir mektubu okurken, size tam olarak ne teklif etmek istedikleri, bundan ne gibi faydalar elde edeceğiniz ve hatta bu mektubu okuyup anlamak için neden zaman harcadığınız tam olarak netleşmiyor.
Doğru, ikna edici mektuplar yazma yeteneği pratikle birlikte gelir. Ve biriken deneyimin paylaşılması, böylece diğer insanların aynı komisyona basmamasına izin verilmesi iyidir. İşletmeden İşletmeye Satış: Dünyanın En İyi Satış Uzmanlarından Güçlü Kelimeler ve Stratejiler kitabının yazarı Jeffrey James, ikna edici mektuplar yazmak için basit 6 adımlı sistemini sunuyor.
Telif Hakkı Shutterstock
1. Ne hakkında yazacağınıza dair her zaman net bir fikriniz olsun.
Mektubun asıl amacı alıcının belirli bir karar vermesini sağlamaktır. Bu nedenle, bir mektup yazmaya başlamadan önce kendinize alıcıdan tam olarak ne istediğinizi bir kez daha sorun. Mektubunuzu okuduktan sonra hangi kararı vermeli?
Bu durumda belirsizlik baş düşmanınızdır. Amacınız ne kadar net olursa mektubunuz o kadar ikna edici olur.
2. Mektubunuza sonuçla başlayın.
Sonucunuz, mektubunuzun içeriğine göre alıcının vermesi gereken kararın bir ifadesidir.
Okulda bize her zaman bir girişle başlamamız öğretildi. İkna edici mektupların yazılması durumunda bu ifade yanlıştır. İş dünyasında herkes edebi yeteneklerinizi takdir edemeyecek kadar meşgul. Bu nedenle doğrudan konuya girmelisiniz.
Örneğin, şirketinizin bir binasına spor salonu kurmak için patronunuzdan izin almak istiyorsunuz.
Yanlış:
"Jim,
Bildiğiniz gibi, çalışan devamsızlığı şu anda hem şirketimiz hem de sektörümüzdeki diğer şirketler üzerinde oldukça önemli mali etkiye sahip olan önemli bir sorundur... falan filan... Bu yüzden, bir düzenleme için para ayırmayı düşünmeliyiz. Şirketimizin ana ofisindeki spor salonu.”
Sağ:
"Jim,
Ofisimize spor salonu kurulmasına onay vermenizi istiyorum."
3. Argümanlarınızı kolayca sindirilebilen birkaç paragrafa bölün.
Fikrinizi destekleyen argümanların okunmasını ve anlaşılmasını kolaylaştırmak için bunları birkaç paragrafa bölün.
Yanlış
“Yakın tarihli bir hükümet raporuna göre, çok az şirket çalışanlarını bu şekilde ödüllendirme taahhüdünde bulunsa da, fiziksel aktivite grupları son derece önemlidir. Pek çok firma bu tür grupları gereğinden az değerli varlıklar olarak tanımlıyor, ancak uygunluk kurumsal ve kişisel başarı ile yakından bağlantılı olmasına rağmen bu tür grupları bu sektöre dahil etme planları yok. Bu tür fiziki grupları firmamıza kazandırmazsak rakiplerimizin çok gerisinde kalacağımıza inanıyorum."
Sağ
“Ofisteki spor salonu şunları yapmanıza olanak sağlayacak:
- devamsızlığı azaltmak
- genel üretkenliği artırın"
4. Her argümanı kanıtlarla destekleyin.
Eğer sağlam argümanlardan oluşan bir mektup yazarsanız, bu sadece sağlam bir kişisel görüş olarak algılanabilir, başka bir şey değil. Her iddianın kanıta ihtiyacı vardır. Aksi takdirde, bunun gerçekten işe yaradığını nasıl anlayabilirsiniz?
Yanlış
“Ofiste bir spor salonuna sahip olmak doğru çözüm olacak çünkü insanlar evde kalmak yerine işe gitmeyi tercih edecek. Ayrıca ofisteki genel hastalıkların azaltılmasına da yardımcı olacak.”
Sağ
“Devamsızlığın azalması. Ulusal Sağlık Enstitüsü'nün bünyesinde spor salonu bulunan 1.000 şirket arasında yaptığı araştırmaya göre, bu şirketlerdeki çalışanların devamsızlığı, bu tür ekipmanlara sahip olmayan şirketlere göre %20 daha düşük.
5. Sonuçlarınızı bir eylem çağrısı olarak tekrarlayın.
Mektubun sonunda, en başta belirttiğiniz sonucu bir kez daha tekrarlayın. Sadece şimdi belirli bir eyleme çağrı olarak. Bu şekilde, alıcıyı mektubunuzu okuduktan sonra çıkarması gereken belirli bir sonuca yönlendirirsiniz. Bu çağrı basit ve spesifik olmalıdır.
Yanlış
“Bu projeye destek olursanız çok minnettar olacağız.”
Sağ
“Eğer bu mektuba evet cevabını verirseniz süreci hemen başlatacağım.”
6. Faydayı e-postanın konu satırında belirtin
Bir e-postanın konu satırı neredeyse en önemli kısımdır. Çünkü mektubun ana konusunu tahmin etmeli ve alıcıyı ihtiyacınız olan ruh haline sokmalı. İşte bu yüzden onu doldurmalısın son çare Ana sonucunuzu destekleyen tüm argümanları ve kanıtları yazdıktan sonra.
İdeal olarak, mektubun konu satırı iki önemli görevi yerine getirmelidir: Alıcının mektubu açıp okuyacak kadar ilgisini çekmeli; ve alıcıya iletmek istediğiniz mesajı iletmelidir.
Çoğu durumda, her iki görevi aynı anda gerçekleştirmenin en iyi yolu, istediğiniz kararı vermenin getireceği faydalar hakkında yazmaktır.
Yanlış
“Ofislerde spor salonlarının donatılmasına yönelik programın çalışanlarının sağlığı üzerindeki etkisi”
Sağ
“Çalışanların devamsızlığını nasıl azaltabiliriz?”
Fikrinizle ilgileniyorum. Her iki seçeneğe de nasıl tepki verirsiniz ve bu tür mektupları yazarken hangi kuralları takip edersiniz?
Yükleniyor...
