Resmi mektup yazma örneği. İş mektupları

Geçtiğimiz on yıllarda, e-posta yoluyla ticari yazışmalar büyük bir popülerlik kazandı ve iş iletişiminin ana yöntemlerinden biri haline geldi. Bugün kişilerarası iletişim uygulamalarında e-postayı kullanmayan birini bulmak zor. Buna rağmen bugün birçok kişi şu soruyu soruyor: Tüm kurallara uyulsun diye mi? Alıcıda gönderen hakkında iyi bir izlenim oluşturmak için yetkin bir mektubu nasıl kullanabilirsiniz?

Bu makale, e-posta yoluyla iş yazışmalarının kurallarını açıklamaktadır ve makalede sunulan pratik ipuçları, e-posta yazarken doğru iş iletişimini öğrenmenize yardımcı olacaktır.

Birçok kişi iş gününe posta kutularında yeni mesajlar olup olmadığını kontrol ederek başlar. Ancak ne yazık ki, bu bilgi alışverişi yönteminin yaygınlığına rağmen, çoğu kişi ticari yazışma dilini nasıl doğru kullanacağını bilmiyor ve e-postaları resmi olmayan bir iletişim yolu sanıyor.

Teslimat hızı sayesinde önemli resmi belgelerin, formların, başvuruların değişimini kolaylaştırır ancak burada bile insanlar mektup gönderirken hata yaparlar. Çoğu zaman, herhangi bir dosya alışverişi sırasında bir e-posta oluştururken, alıcıların bir nedenden ötürü eşlik eden makaleler yazmaması ve alıcıların işini zorlaştırabilecek konuları girmemesi görülür. Bu makalenin amacı şu soruyu cevaplamaktır: E-posta yoluyla bir mektup nasıl gönderilir ve e-posta yoluyla iş yazılı iletişiminin tüm kurallarına nasıl uyulur?

E-posta oluştururken sağlanan tüm alanların doldurulması gerekir

E-posta yoluyla ticari yazışma kuralları, mektubu gönderenin, alıcının ve mektubu gönderenin adresi ve adı gibi e-postada sağlanan tüm alanları doldurmasını zorunlu kılar. Gönderilen mektubun özünü kısaca anlatan bir konu anlatılmalıdır. Çoğu zaman, gönderilen mektubun kaderi ve içinde belirtilen sorunun çözülme hızı, doğru açıklanan konuya bağlıdır. Bir iş e-postası bir selamlamayla başlamalıdır; alıcıya gösterilen bu basit saygı gösterisi, yazışma sırasında çok önemlidir. Selamlamanın ardından "mektubun metni" adı verilen bir metin bulunmalı ve sonuna bir imza bırakılmalıdır, örneğin "Saygılarımla Petr İvanoviç Brisov."

Ticari yazışmalarda selamlar

Bu nokta üzerinde daha fazla durmaya değer çünkü iş iletişiminin her alanında saygı duruşu çok önemlidir. En uygun selamlama ifadesi “İyi günler” veya “Merhaba”dır. İş yazışmalarının e-posta yoluyla yapılması, gönderenin "İyi akşamlar" veya "Günaydın" ifadelerini kullanmasını sınırlar, çünkü alıcı mektubu aldıktan çok sonra okuyabilir. Selamlaşmada kullanılan günlük ifadelerin kullanılması da doğru değildir.

Bir tebrik sözcüğü veya cümlesinden sonra, alıcıya adı ve soyadıyla hitap etmelisiniz ve eğer ad gönderen tarafından bilinmiyorsa bu an atlanabilir. Daha sonra mektubun amacını belirtmeye geçebilirsiniz.

İş e-postalarına eklenen dosyalar

Mektubun asıl amacı sadece yazılı bir anlatım ve konunun özünü sunmak değil, aynı zamanda bir dosya göndermekse, o zaman önce gönderilen nesneyi eklemek daha iyidir. Çoğu göndericinin, dikkatsizlik nedeniyle, konunun özünü mektubun gövdesinde belirttikten sonra gerekli eki eklemeyi unutması sıklıkla görülür. Bu tür bir ihmal, iş mektubunu gönderenin ticari itibarını olumsuz etkileyebilir.

E-posta adresi tanınabilir ve kısa olmalıdır

E-posta yoluyla ticari yazışma kuralları, gönderenin, gönderenin adı hakkında doğru bilgileri içermesi gereken tanınabilir bir elektronik isme sahip olmasını gerektirir. Resmi mektuplar ve itirazlar, e-posta adresi resmi olmayan ifadeler veya kelimeler içerdiğinde, örneğin "limon_petya" e-posta adresi çok kısa ve aptalca görünür. Bu bir yetişkin için çok onursuz görünüyor. Ticari yazışmaları yürütmek için ayrı bir e-posta oluşturmak ve iş e-postası görgü kurallarına uymak daha iyidir.

Daha önce alınan e-postalara yanıt vermek için hızlı Yanıt (Yanıt) işlevini kullanma

Yanıtla veya Yanıtla işlevi (kısaltılmış versiyonunda Re:'ye benzer), kullanıcının gönderenden önceden gönderilen mesajlara hızlı bir şekilde yanıt vermesine yardımcı olur. Bu işlev aynı zamanda muhatapla belirli bir konudaki önceki yazışmaları okuma evrensel yeteneğine de sahiptir. Ancak e-posta yoluyla ticari yazışma kuralları, yazışma sırasında tartışmanın özü değişirse göndereni iş mektubunun konusunu yeniden adlandırmaya zorlar.

Bir iş mektubunu göndermeden önce yazım hataları ve noktalama işaretlerini kontrol etmelisiniz.

E-posta bilgi alışverişini kolaylaştırır, ancak iş yazışmaları sırasında dikkatsizce yapılan bir hata gönderenin otoritesini etkileyebileceğinden Rus dilinin kurallarını ihmal etmemelisiniz. Bir mektubu göndermeden önce metni birkaç kez gözden geçirmeli, yazım ve noktalama hataları açısından dikkatlice kontrol etmelisiniz. Birçok e-posta istemcisinin yazım denetimi özelliği vardır, bu nedenle altı kırmızıyla çizili kelimelere dikkat etmelisiniz. Doğru yazım konusunda şüpheleriniz varsa İnternet'ten yardım aramalı veya bir yazım sözlüğü kullanarak yazımı kontrol etmelisiniz.

En son muhatap alanı doldurulmalıdır.

Tamamlanmamış veya düzenlenmemiş mektupların gönderilmesini önlemek için, iş mektubunun alıcısının adresi, göndermeden önce son anda girilmelidir. Bu kural aynı zamanda ticari e-posta yazışmalarının temelleri arasında da yer almaktadır. Muhatap alanını doldururken, e-posta daha önce kullanılan alıcıların bir listesini sunabilir; burada ayrıca üçüncü taraf bir muhatabına yanlışlıkla hazırlanmış bir iş mektubu göndermemek için dikkatinizi odaklamalısınız.

Bir iş mektubunun yapılandırılması

Metni yapılandırma kuralları yalnızca kağıt medya için değil aynı zamanda e-posta yoluyla ticari yazışma kuralları için de geçerlidir. Alıcının monitör ekranında büyük hacimli harf metinlerini okuması her zaman uygun değildir. Bu noktayı basitleştirmek için metni mantıksal olarak oluşturulmuş küçük paragraflara bölmeli ve iş mektubu metnini yazarken karmaşık cümlelerden kaçınmalısınız. Bir iş mektubundaki bir cümlenin optimal uzunluğu on beş kelimeyi geçmemelidir.

Bir iş mektubunun özü özünde belirtilmelidir

İş mektubunun belirtilen konusuna ek olarak, alıcının ana metnin açıkça formüle edilmiş birinci ve ikinci cümleleriyle de ilgilenmesi gerekir. Gönderenin görevi, mektubun başında alıcıya hitap ettiği sorunun veya konunun özünü belirtmektir. İlk cümle iş mektubunun gönderilme amacını belirtmelidir. Örnek: “01/02/2017 tarih ve 45 sayılı “Dökme malzeme tedarikine ilişkin” sözleşme kapsamındaki yükümlülüğün şartlarının sona erdiğini bildiririz. Sözleşmeyi yenilemek için ikinci bir belge paketi sunmanız gerekir. Belirlenen amaç sayesinde alıcı, iş mektubunun ana fikrini anlama fırsatına sahip olur. Mektubun metni çok büyükse, metin belgesi biçiminde bir nesneyi ek olarak ekleme işlevini kullanmak daha iyidir, ancak aynı zamanda metin alanında eşlik eden makaleyi bırakmalısınız. Bu iş mektubunu vurguluyor. Örnek: “İncelemeniz için size Mak-Stroy LLC şirketinden gelen mektubun elektronik bir kopyasını gönderiyoruz.” 01/02/2017 tarih ve 45 sayılı “Dökme malzeme teminine ilişkin” sözleşmenin mektupta belirtilen son tarihe kadar uzatılmasına ilişkin kararınızı tarafımıza bildirmenizi rica ederiz.”

Her iş e-postasının bir yanıtı olmalıdır.

Alıcının iş mektubunu herhangi bir nedenle görmezden gelmesi durumunda olumsuz ticari yazışma örnekleri vardır. Bazen bazı durumlardan dolayı cevap verilemediği durumlar da olabilir, örneğin sorunun çözümü birkaç gün sürebilir veya alıcı düşüncede olduğundan sorulan soruya hemen cevap veremeyebilir. Bu durumda bu konuyla ilgili kısa bir yorum yapılmalıdır, örneğin “Merhaba Pyotr İvanoviç. Mektubunuzu aldım ancak bugün üst düzey yönetime danışmam gerektiğinden yanıt vermekte zorlanıyorum. Sorununuzu şirketimizin CEO'suna bildireceğim ve hafta sonuna kadar resmi bir yanıt vereceğim. Saygılarımla, Satış Departmanı Müdürü Belov Ivan Gennadievich.”

Hatırlamakta fayda var ki, üç iş günü içerisinde yanıt verilmemesi halinde, iş mektubu alıcısının sessiz kalmasının, göndericiyi görmezden gelme ve iletişim kurmayı reddetme olarak değerlendirilebileceğini hatırlatmakta fayda var.

Yanıt mektuplarını yazarken sorulan tüm soruları yanıtlamalısınız.

Alıcıya gönderilen mektup soru niteliğinde ise, mektubu yazarken iş mektubunun alınan metninde yer alan sıraya göre sorulara cevap vermelisiniz. Sorular sorulduğunda, gönderen kişi bunlara spesifik yanıtlar almayı umar. Mektup yazarken cevaplarınızı numaralandırmamalısınız; sadece düşüncelerinizi sırayla belirtmeniz yeterlidir. Sorulan tüm soruları cevaplamak için öncelikle aldığınız iş mektubunu birkaç kez tekrar okumanız gerekir, eğer çok fazla soru varsa gözden kaçmaması için bunları ayrı ayrı yazmak daha iyidir. Sorulan soruların bir kısmına cevap vermek mümkün değilse, şu anda bazı nedenlerden dolayı cevap verilemediğini belirtmekte fayda var.

Kısaltmaları, duygusal tasarımı ve büyük harfleri aşırı kullanmayın

Gönderenlerin, ifadeler biçiminde resmi olmayan işaretler kullanarak ticari yazışmaları sulandırması, ticari yazışmaların olumsuz örnekleridir. Sosyal ağlarda iletişim kurarken kullanımları popülerdir, ancak ticari yazışma kuralları, duyguların bu tür tezahürlerini hoş karşılamaz, çünkü alıcı bunların gerçek anlamını bilemeyebilir ve onları anlaşılmaz bir noktalama işaretleri dizisi olarak algılayabilir.

Ayrıca büyük harflerle metin yazmaktan da kaçınmalısınız. İnternette büyük harflerle yazılan bir dizi kelimeye "gösterişli ifadeler" denir ve bu tür ifadeler çoğu zaman olumsuz bir çağrışım taşır. Alıcı, elektronik iş mektubunu okurken böyle bir yazı tipini olumsuz değerlendirebilir ve bu da anlam algısını olumsuz yönde etkileyebilir. Bir iş mektubunda herhangi bir noktanın önemini vurgulamanız gerekiyorsa, giriş cümleleri kullanmak daha iyidir, örneğin: “Sözleşmeyi yenilemek için en geç 02/10/2017 tarihine kadar bir belge paketi sunmanız gerektiğini lütfen unutmayın. ” veya “Sözleşme uzatma belgelerinin 02/10/2017 tarihine kadar teslim edilmesi gerektiğini lütfen unutmayın.”

Hassas bilgileri e-posta yoluyla iletmeyin

Kişisel veya gizli bilgileri iletirken, bilgilerin saldırganlar tarafından kendi bencil amaçları için kullanılması tehlikesi nedeniyle elektronik posta kutularını reddetmek daha iyidir. Bu tür bilgiler şunları içerebilir: telefon numaraları, banka kartlarının şifreleri, kişisel banka hesapları vb. Bilgilerin posta aracısı sunucusunda saklandığını ve saldırıya uğraması durumunda çalınabileceğini unutmamak önemlidir.

Mektubun sonunda gönderenin imzası bulunmalıdır.

Daha önce de belirttiğimiz gibi gönderilen her mektubun belirli bir imza içermesi gerekir. Posta kutusu geliştiricileri genellikle iş unvanınızı, adınızı ve iletişim telefon numaranızı girebileceğiniz bir imza engelleme işlevi sunar. Daha sonra bu blok her harfin sonunda otomatik olarak görünecek ve yazmayı kolaylaştıracaktır. Alıcının mektuba yanıt verirken gönderene doğru hitap etme olanağına sahip olması için imzanın doğru yazılması önemlidir. Bir imza örneği şu şekilde görünebilir: "Saygılarımla, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000."

Sonuç olarak, ticari yazışmaların e-posta yoluyla nasıl yürütüleceğini anlamak için ek ve karmaşık temel bilgilere hakim olmanıza gerek olmadığı not edilebilir. Sadece temel görgü kurallarına uymanız ve Rus dilinin normlarına uymanız gerekiyor.

Bu yazıda, iş etkileşimlerinde sıklıkla karşılaşılan zor mektuplarla çalışmaya ilişkin bilgiler bulacak, ayrıca iş mektubu örneklerini de göreceksiniz. Bunlar ticari çıkarların ihlali durumunda ortaya çıkan yazma ihtiyacı olan mektuplardır: bir talep mektubu ve bir talep mektubu.

Durumun kendisi oldukça zor olduğundan, böyle bir durumda mektup yazmak çok önemli bir konudur; yazarın yetkin, kibar, doğru ve aynı zamanda işini kararlı bir şekilde savunabilmesi önemlidir. ilgi alanları.

"Zor" harflerin karmaşıklığını başarılı bir şekilde çözmeye yardımcı olun:

• Etkileşimde yetkin tutum: ortaklığa karşı sağlam ama doğru bir tutum
• Uygun yazma stilini seçme (resmi iş veya gizli iş)
• Gerçeklerin yetkin ve mantıklı bir şekilde ele alınması

İş mektubu örnekleri.

(tavır – ortaklık, tarz – resmi iş, gerçeklerin ikna edici bir şekilde ele alınması)

Sevgili iş arkadaşlarım!

Optik Enstitüsü tarafından 1992'den bu yana üretilen KIP-12 cihazının çalışma koşulları altında kalitesini ve güvenilirliğini sağlamak için önlemler almak amacıyla, size aşağıdaki talepte bulunuyoruz: Optik Enstitüsüne işletim hakkında bilgi sağlama olasılığını düşünün. gerçek çalışma koşulları altında cihazın parametreleri (ayrıntılar ekte). Göndereceğiniz veriler, enstitünün analitik için gerekli bilgileri toplamasına, izleme yapmasına olanak tanıyacak ve KIP-12 cihazının kalitesini ve güvenilirliğini artırma sorunlarına daha hızlı çözüm bulunmasına katkıda bulunacaktır.

Lütfen yanıt mektubunuzda bize yardımcı olma kararınızı bize bildirin. Karar vermek için ek bilgiye ihtiyacınız varsa lütfen bunu yanıt mektubunuzda da belirtin.

Samimi olarak,

Teknik Büro Ekibi

Optik Enstitüsü

İş mektubu. Örnek istek mektubu(tavır – ortaklık, tarz – gizli ve ciddi, gerçeklerin ikna edici bir şekilde ele alınması)

Sevgili iş arkadaşlarım!

1992 yılından bu yana üretimini yaptığımız ve 1995 yılından bu yana firmanızın işlerinde sıkı bir şekilde kullanılan KIP-12 cihazının kalitesini ve güvenilirliğini arttırmakla çok ilgileniyoruz. Bu nedenle bu talebimizle size yöneliyoruz.

KIP-12 cihazının kalitesini ve güvenilirliğini artırmak için bu cihazın çalışma koşulları altında çalışmasına ilişkin ayrıntılı verilere ihtiyacımız var. Bu görevi yerine getirirken gerçekten yardımınıza ve doğrudan katılımınıza güveniyoruz. Şirketlerimizin uzun vadeli ve olumlu işbirliğini göz önünde bulundurarak, size bir talep - bir teklif ile başvuruyoruz: cihazın çalışmasıyla ilgili istatistiksel bilgileri toplamamıza ve sunmamıza yardımcı olmak için. Belirtilen parametrelere ilişkin (ayrıntılar başvuruda) bizim için istatistik toplama fırsatı bulursanız minnettar olacağız. Bu, cihazın verimliliğini izlememize ve çalışmasının kalitesini ve güvenilirliğini artırmak için hızlı bir şekilde önlemler almamıza olanak tanıyacak.

Prensip olarak bize yardımcı olmaya hazırsanız lütfen bize bildirin. Karar vermek için ek yorumlara ihtiyacınız varsa veya sorularınız varsa bunları yanıtlamaya hazırız.

Yanıtınız için minnettar olacağız.

Samimi olarak,

İvan İvanov

Teknik Büro Başkanı

Optik Enstitüsü

İş mektubu. Örnek talep mektubu ve örnek talep mektubu.

Mektup - istek (tavır – ortaklık; üslup – gizli ve ciddi; gerçeklerin ikna edici bir şekilde ele alınması)

Mektup - şikayet (tavır – ortaklık; tarz – resmi iş; gerçeklerin ikna edici bir şekilde ele alınması)

Sevgili Andrey İvanoviç! ABS projesinin uygulanmasıyla ortaya çıkan durumu çözme talebinizle size sesleniyoruz. Şu ana kadar şirketinizle iletişimde herhangi bir sorun yaşamadık, Sözleşmede belirtilen tüm sözleşmelere uyulmuştur. Mevcut durumun hala düzeltilebileceğine inanıyoruz. ABS projesinin başarısı firmamız için son derece önemlidir. Bu nedenle 08/06/2010 tarihine kadar sizden rica ediyoruz. Kontrol örneklerinin gönderilmesine ilişkin bilgi sağlayın. Yanıtınızın durumu açıklığa kavuşturacağını ve projenin başarısına ilişkin endişelerimizi hafifleteceğini umuyoruz. Samimi olarak,

Sevgili Andrey İvanoviç! Rosstans OJSC yönetimi adına, ABS projesinin uygulanmasıyla ortaya çıkan durumu çözme ihtiyacıyla bağlantılı olarak size yazıyorum. Bu durumun bizi son derece kaygılandırdığını belirtmek zorundayım. 02/07/2010 tarihli A-122 sayılı sözleşme hükümlerine göre. Madde 4.3. Ürünlerin planlanan teslimatının başlamasından 60 gün önce Star LLC, Rosstance OJSC'ye sevkiyat gerçeğini bildirerek ürünlerin kontrol örneklerini Rosstance OJSC'ye göndermelidir. Programa göre (02/07/2010 tarih ve A-122 No'lu Sözleşme'ye 03/11/2010 tarih ve 1 No'lu Ek Sözleşme), planlanan ürün tedariğinin başlangıç ​​tarihi 10/01/2010'dur. Kontrol numunelerinin gönderimi için son tarih en geç 08/02/2010'dur. Bugün – 08/04/2010. Şu an için kontrol numunelerinin gönderilmesi konusunda bilgi alamadık. Bu durumda Star LLC'nin yükümlülüklerini yerine getirme yeteneği, Rosstance OJSC için ciddi endişelere yol açmakta ve onu 7.2. maddede öngörülen cezaları uygulamayı düşünmeye zorlamaktadır. 08/07/2010 tarihli A-122 sayılı Sözleşme. Bunu önlemek için 08/06/2010 tarihine kadar sizlere sunuyoruz. Ürünlerin kontrol numunelerini göndererek durumu bize bildirin. Samimi olarak,

Bilgilerimizi not edin ve eminiz ki “zor mektuplar” yazma konusu sizin için çok daha az emek gerektiren bir konu olacaktır.

Tamara Vorotyntseva

Ticari yazışmalarla ilgili eğitim programlarımıza dikkat edin:

Prensip olarak, nasıl ve hangi yollarla yaratılıp gönderilebileceğine dair sorular ortaya çıkmamalıdır. Ancak resmi mektuplar söz konusu olduğunda herkes bu göreve hemen başlamaya hazır değil, özellikle de mektubun yazarı bir yanıt almayı beklediğinde. Size iş yazışmalarıyla ilgili küçük bir sır vereceğim: Mektubun karakteri ve tarzı ne kadar katı olursa, alıcıdan yanıt alma şansı da o kadar artar. Bu derste, kullanıcıların kendi tarzlarına karar vermelerine ve ardından en yetkin şekilde mesaj oluşturmalarına yardımcı olacak birkaç örnek e-posta sunacağım.

Öncelikle yarattığımız mektubun ne nitelikte olacağına karar vermemiz gerekiyor. Giden tüm e-postaları üç ana türe ayırıyorum:

• İş teklifi
• Iş soruşturma
• Dost adresi

Buna göre, her üç tür için de hem basit metin dosyaları hem de belirli e-posta programları için uyarlanmış şablonlar biçiminde şablonlarım var. Sırayla her birine geçelim.

İş teklifi

Merhaba (İyi günler), [ hitap edilen kişinin adı]!

İletişim sırasında herhangi bir mektupta adın belirtilmesi tavsiye edilir, çünkü kişisel bir adres kişiyi dostane bir ruh haline sokar. Ancak yine de adını bulamıyorsanız şablon bir selamlama yeterli olacaktır.

Dikkatinize şirketimizden [şirket adı] yeni bir hizmeti (yeni ürün) tanıtmama izin verin.

[Faaliyet alanının adı] alanında işbirliği teklif etmeme izin verin.

Daha sonra teklifinizin avantajlarını fiyat veya bazı kalite özellikleri açısından kısaca açıklayın. Önemli olan aşırıya kaçmamak. Megabaytlarca metin ve hatta parlak, anlamsız resimlerle desteklenmiş olsa bile insanları yalnızca korkutur. Mektubun alıcısı ilk satırlardan itibaren teklifinizle ilgileniyorsa, ek bilgi için mutlaka sizinle iletişime geçecektir.

İlk kez iletişime geçtiğinizde doğru kişilerin sizinle iletişime geçmesini sağlamak konusunda ciddiyseniz, yalnızca e-postanın ötesine ulaşmayı düşünmek mantıklı olacaktır. Gibi hizmetlerde hesap oluşturmak iyi bir fikir olacaktır. ICQ veSkype. Bazen bir kişinin sizinle normal telefonla iletişim kurması çok daha kolaydır, tabii ki numarayı imzanızda düşünceli bir şekilde bıraktıysanız.

Posta sunucusu tarafından otomatik olarak iletiliyorsa, imzada kendi e-posta adresinizi neden kopyalamanız gerektiğini soruyorsunuz. Buradaki kural, ticari yazışmalarda aşırı bilginin asla gereksiz olmamasıdır. Mektubunuzun, teklifle potansiyel olarak ilgilenmeyen veya teklife doğru yanıt verme konusunda yeterli olmayan bir kişi tarafından alındığını hayal edelim. Alınan mesajı başka bir kullanıcıya iletir ancak bazı nedenlerden dolayı otomatik olarak eklenen verilerden gerçek gönderene ait bilgiler kaybolur ve bu da sizinle iletişime geçmeyi zorlaştırır. Ancak mektubun yazarını ve gerekli kişileri belirlemek için imzaya bakmak her zaman yeterli olacaktır.

Iş soruşturma

Merhaba iyi günler)!

Veya muhatabın adı biliniyorsa, o zaman (Sevgili, [İsim, Patronimik])!

Lütfen ürün (hizmet) [ürün/hizmetin adı] hakkında tüm özelliklerin ve rekabet niteliklerinin açıklamasıyla birlikte bilgi sağlayın.

Rusya Federasyonu Federal Yasasına dayanarak [belgenin numarası ve tarihi], sizden bilgi sağlamanızı rica ediyorum [elde edilmesi gereken verileri açıklayın].

Haklarınız ihlal edilirse, İnternet'teki belirli bir hizmetin yönetimiyle de iletişime geçebilirsiniz.

Kullanıcı sözleşmesinin [kullanıcı sözleşmesindeki madde numarası] “[söz konusu maddenin tam metnini alıntılayın]” maddesinin ihlali ile ilgili olarak, soruşturma yapmanızı ve suçlu hakkında gerekli yaptırımları uygulamanızı rica ediyorum. sorumlu (eğer Hakkında konuşuyoruz servis çalışanları hakkında)] kişiler [site (sitenin adı)]. Lütfen inceleme sonuçlarını ve uygulanan yaptırımları [kendi e-posta adresiniz] adresine bildirin.

Dost adresi

Selamlar (İyi günler) (Merhaba), [kişinin adı]!

Bizimle ilk kez dostane bir şekilde iletişime geçtiğinizde, kısa mesajınızın eksiksizliği iyi bir gösterge olacaktır. Doğru yazılmış, hacimli bir metin, doğru kişiyle iletişime geçmeye ne kadar ilgi duyduğunuzu gösterecek ve bir yanıt alma isteği uyandıracaktır. Konuşmayı birkaç başlangıç ​​sorusuyla başlatmayı unutmayın.

Örnek e-posta

Rusya'da mı çalışıyorsunuz yoksa buraya gelip çalışmaya mı hazırlanıyorsunuz? Belki müşterileriniz ve ortaklarınız arasında Ruslar vardır? Veya sadece Rusya'da yaşıyorsunuz ve banka çalışanları hakkında şikayette bulunmak istiyorsunuz... Rusça resmi bir mektup yazmanızın gerekebileceği birçok durum vardır. Bu nasıl doğru şekilde yapılır?

İş mektubunun yapısı ve içeriği

Bana öyle geliyor ki bir iş mektubunun yapısı ve içeriği tüm ülkelerde aşağı yukarı aynı. Mektubun sonunda mutlaka bir adres (“Sevgili Mikhail Petrovich!”), ana metin, görgü kuralları ifadesi (“Saygılarımla”) ve yazarın imzası olacaktır. Bu bir e-posta değil de kağıt üzerinde bir mektupsa, o zaman aşağıdakiler de olacaktır:

• yazarın çalıştığı şirketin adı, iletişim bilgileri, ticari markası;
• muhatabın çalıştığı şirketin adı, iletişim bilgileri, muhatabın görevi, soyadı ve adının baş harfleri;
• mektubun yazıldığı tarih (önemli: Rusya'da önce tarihi, sonra ayı, sonra yılı yazarız);
• yazarın imzası ve şirket mührü;
• Başka ayrıntılar da olabilir (karar, arma, gizlilik işareti vb.).

Peki her bir pervane nerede olmalı? Bu, özel bir devlet standardına kaydedilmiştir (1 Temmuz 2018'den itibaren - yeni bir devlet standardı). Ayrıca bir iş mektubunun temel yapısını (sadece temel detayları) blogumda açıkça anlattım.

Mektubun içeriğine ben olmadan ne yazacağınızı zaten bildiğinize eminim. Ama bunu Rusça nasıl yazarız - bundan sonra bunun hakkında konuşacağız!

İş mektuplarındaki klişe ifadeler

İş mektuplarındaki dil her zaman oldukça standarttır ve Rusça da bir istisna değildir. Temel klişeleri öğrenmek, bunları doğru kelimelerle nasıl tamamlayacağınızı öğrenmek yeterlidir - ve siz zaten ticari yazışmaların ustasısınız!

Mektubun şu şekilde yazılabileceğini lütfen unutmayın:
a) şirket adına:
N. Şirketi bilgilendirir / teşekkür eder / davet eder vb. – en resmi seçenek

B) tüm çalışanlar adına (biz):
Bilgilendiriyoruz, teşekkür ediyoruz, davet ediyoruz.

B) kendimden:
Firmam adına sizleri bilgilendiriyor, şükranlarımı sunuyor ve sizleri davet ediyorum. - en az resmi versiyon

Şimdi Rusça iş yazışmalarında hangi klişelerin kabul edildiğini görelim.

Selamlar

1. Sevgili Bay Ivanov! / Sevgili Bayan Ivanova!- en resmi seçenek (bu şekilde yalnızca çok büyük bir patrona veya... bir bakana hitap edeceksiniz).
2. Sevgili Mihail Petroviç! / Sevgili Maria Petrovna!– aynı zamanda oldukça resmi bir tarz. Çoğu zaman resmi mektuplarda bu şekilde yazıyoruz. "Sayın Baylar!" - yazdığımız kişinin adını bilmiyorsak.
3. E-posta yazışmalarında daha az resmi seçenekler kabul edilebilir: “Merhaba Mikhail Petrovich!”, “Mikhail Petrovich, iyi günler!”, “Mikhail, merhaba!”. Buradaki pek çok şey, kişiyle tanışma derecenize ve onun konumuna bağlıdır. Hangi seçeneği tercih edeceğinizi bilmiyorsanız mesajını kopyalayın. Ancak sizden daha yaşlı veya daha üst konumda olan bir kişi için şunu yazmak daha iyidir: “Sevgili,…”.

Sonunda slogan

• En yaygın ve kazan-kazan seçeneği “ Samimi olarak, ...».
• Ortaklara yazıyorsanız şunu yazabilirsiniz: “ Daha fazla işbirliği için sabırsızlanıyoruz», « Daha fazla işbirliği için sabırsızlanıyoruz" İşbirliği aynı zamanda “karşılıklı olarak faydalı” ve “verimli” de olabilir.
• İyi tanıdığınız kişilere, bir e-postayla (tabii ki ciddi bir resmi mektup değilse) kendinizden yaratıcı bir şeyler de yazabilirsiniz.

Konuyla ilgili önceki kişilerin bağlantıları

• + neye göre?: “telefon görüşmesine göre”, “önceki anlaşmalarımıza göre”, “yasalara göre…”.
• + neye göre?: “telefon görüşmesi uyarınca”, “daha ​​önce varılan anlaşmalar uyarınca”, “yasalara uygun olarak…”.
• + neye yanıt olarak?: “Mektubunuza yanıt olarak”, “talebinize yanıt olarak”, “talebinize yanıt olarak” vb.

Neden

• + neyle bağlantılı olarak? (benzin fiyatlarının artması).
• Nedeni + ne? (benzin fiyatlarının artması).
• Neye göre? (benzin fiyatlarının artması).
• Sonuç olarak + ne? (benzin fiyatlarının artması).
• + ne yüzünden? (benzin fiyatlarının artması).

Rica etmek

• Size soruyoruz + ne yapmalısınız? (ticari teklif gönderin), lütfen + ne yapmalıyım? (ticari teklif gönderin).
• Minnettar olacağız / Minnettar olacağız: “Bize örnekler verirseniz çok minnettar olacağım…”, “Etkinliğin düzenlenmesindeki yardımlarınıza minnettar olacağız.”
• Daha az resmi seçenekler: “Neyi + yapabilirdin? (ticari teklif gönder)”, “Nazik ol/nazik ol + ne yapmalısın? (bize ticari bir teklif gönderin).”

Niyet

• “Sizi davet etmekten mutluluk duyuyoruz…”, “N Şirketi sizi bilgilendirmekten mutluluk duyuyor…”.
• “Size şunu bildiriyoruz…”, “Size şunu bildiriyoruz…”, “N. Şirketi size şunu bildiriyor…”, “Şirket adına bilgilendiriyorum…”.
• “Şunu hatırlatırız…”, “N. Şirketi size şunu hatırlatır…”.
• “Sana +ne gönderiyoruz? (ticari teklif)”, “Gönderiyor +ne? (yeni kataloglar)".
• Hazır/Kabul Ediyorum + ne yapmalı?: “Size ne teklif etmeye hazırım? (işbirliği)”, “Size + ne sağlamaya hazır mısınız? (ürün hakkında bilgi)”, “N. Şirketi size teklif etmeyi kabul eder…” vb.

Minnettarlık

“Teşekkür ederim...”, “N. şirketi için teşekkür ederim…”, “şu için size şükranlarımızı sunarız…”, “şirket adına size şükranlarımızı sunarız...” + ne? (serginin düzenlenmesinde yardım).

Reddetme

“Seni inkar etmek zorunda kalıyoruz + ne? (mal tesliminde)”, “Sizi ne konuda bilgilendirdiğimize üzülüyoruz? (sözleşmeyi feshetmek zorunda kaldığımız).

Rusça ticari yazışmalarla ilgili bilgiyi başka nerede bulabilirsiniz?

1. Mektupçu

Sevgili dostlar, bugün canımı sıkan bir konu hakkında yazmaya karar verdim - mektup nasıl yazılır 😉. Sanırım çeşitli alanlardaki pek çok uzman her gün sorular ve yardım talepleri içeren çok sayıda mektup alıyor.

Mütevazı hizmetkarınız da bir istisna değil :) Soru ve yardım talepleri içeren mektupların sayısı günde ortalama 40-50 civarında ve bazen bunlara cevap verme fiziksel yeteneğimi aşıyor.

Yazışmaların önemli bir kısmı, soruların ve sorunların açıklamalarının tamamen doğru bir şekilde formüle edilmediği mektuplardan oluşuyor, bu nedenle ek açıklayıcı mektuplar gerektiriyor, bu da hem gönderen hem de alıcı için gereksiz zaman alıyor.

Bu yazıda, ihtiyacınız olan bilgiyi almanın minimum zaman alması ve gereksiz yazışmalar gerektirmemesi için uzmanlara soru içeren mektupların nasıl doğru şekilde yazılacağından bahsetmek istiyorum.

Bana göre ana kural, bir mektupta alıcının zamanına değer verdiğinizi açıkça belirtmenin çok önemli olmasıdır. Her şey kısa ve net bir şekilde formüle edilmelidir.

1. Selamlama

Herhangi bir mektubun bir selamlamayla başlaması gerektiğine inanıyorum. "Merhaba", "Merhaba", "İyi günler" - bu kelimeleri yazmak zor değildir ve birkaç saniye sürer. Kişisel olarak selamlama içermeyen e-postaları sevmiyorum. Hiçbir şey nezaket kadar değerli değildir ve nezaket kadar ucuza verilmez.

2. İsmiyle çağırmak

Blog sitesinin geri bildirim formunun bulunduğu tüm sayfalarına (örneğin “ ”) sayfasında her zaman “Benim adım Mikhail” yazıyorum, bu nedenle mektuplarda insanlara isimle hitap etmememde bir sorun görmüyorum. Bilinçaltında herhangi bir kişi adıyla çağrılmayı sever.

Her ne kadar "Mike"ı "Mikhail"den daha çok sevsem de 😉, isimle hitap etmek de işe yarar 🙂.

3. Önce sorunuzu Google'da arayın.

Kaç kez yazışmalarda bana sorulan soruyu bir arama motoruna yazarak bulduğum materyallere bağlantılar sağlamak zorunda kaldım! Yeterli el ve ayak parmağım bile yok 😉!

Cidden, ilgilendiğiniz soruyu önce çeşitli versiyonlarda (İngilizce dahil, Google Tercüman aracılığıyla çevirebilirsiniz) Google'da aramanızı ve bulunan materyalleri incelemeye zaman ayırmanızı içtenlikle tavsiye ederim.

Çoğu durumda, sorularınızın yanıtlarını arama motorlarında veya forumlarda kolayca bulabilirsiniz (birçok kişi oraya iletişim kurmak, çeşitli konulardaki belirli sorunları tartışmak ve soruları yanıtlamak için gelir). Çoğu durumda ihtiyacınız olan her şeyi kendiniz kolayca bulabilecekken neden başka birinin zamanını boşa harcayasınız ki?

🔥 Bu arada!İngilizce web sitelerinin tanıtımı konusunda ücretli bir kurs yayınlamayı planlıyorum. Eğer ilgileniyorsanız, kursun çıkışından ilk siz haberdar olmak ve özel bir indirim almak için bu form aracılığıyla erken listeye başvurabilirsiniz.

Sizi Telegram'daki kanallarıma abone olmaya davet ediyorum:

Sitelerinize gelen trafiği artırmada başarılar dilerim!

Bugünün tatlısı, yatay bir çubuk üzerinde tek parmağıyla şınav çeken bir adamın videosu. Onuda istiyorum :)