Bir kuruluş örneğine resmi mektup nasıl yazılır. Resmi bir istek mektubu nasıl yazılır - örnek

İyi ve bilgilendirici bir mektup yazmak için biçimine ve içeriğine özellikle dikkat etmeniz gerekir.
Resmi yazılar için standarda uygun özel formlar kullanılmaktadır. Belirli bir sıraya göre düzenlenmiş zorunlu ayrıntıları içerirler.

Vurgulamak:

• resmi mektuplar,
• ticari mektuplar,

ve ayrıca harfler:

• rica etmek,
• fark etme,
• cevap,
• Minnettarlık,
• davet,
• şikayet,
• rica etmek,
• taziyeler ve diğerleri.

Kalıcı öğeler form sayfasına tipografik olarak uygulanır. Şu anda standart formlar pratikte kullanılmamaktadır, çünkü gerekli tüm ayrıntılara sahip kağıt bir yazıcıda bağımsız olarak basılabilmektedir. Mektup, ana metne ek olarak muhatap hakkında bilgiler içerir: gönderen kuruluşun adı, iletişim bilgileri, mektup numarası vb. Detaylar uzunlamasına veya açısal bir düzenlemeye sahip olabilir.

Bir mektubun içeriğinin algılanması, onu tasarlarken teknik estetik ilkelerine bağlı kalınmasından etkilenir. İnsan gözü nesnelerin üst kısmını daha kolay sabitler, dolayısıyla yazarken daha doygun, alt kısmı ise tam tersine daha "sabit" olur.

Örnek formlar için standartlar, birleşik sistemde bulunan belge alanlarının formatını ve boyutunu, yapısal ızgara gerekliliklerini, ayrıntıların düzenini ve düzenini belirler. Bu tür belgeler, metnin hızlı ve kolay anlaşılmasını sağlayan, açıkça ayrılmış alanlara yerleştirilmiş üç ana bölümden oluşur.

Belirli belge türleri için zorunlu özellikler, yasa veya çeşitli düzenlemelerle belirlenen ayrıntılardır. Konumları ve bileşimleri standartlara (GOST R.30-2003) uygun olmalıdır.

Genel kabul görmüş standartlar aşağıdakilere katkıda bulunur: merkezi form üretiminin düzenlenmesi, yazma işinin maliyetinin azaltılması, mektupların tasarlanması ve oluşturulması için işçilik maliyetlerinin azaltılması, gerekli bilgilerin görsel olarak aranmasının kolaylaştırılması, belge işlemede organizasyonel ve bilgisayar teknolojisinin kullanılması olasılığının genişletilmesi.

Örnek form, her türlü yönetim dokümantasyonu için formların hazırlanmasında temel görevi görür. Ayrıntıların konumu için ayrılan alan, yazdırılan karakterlerdeki belirli bir ayrıntının optimum hacmine eşittir.
Amaca bağlı olarak belgeler 31'e kadar ayrıntı içerir. Bununla birlikte, her türün kendi bileşimi olduğundan, bunların tam seti hiçbir belgede yer almamaktadır.

Gereksinimler

Resmi mektuplar için aşağıdaki ayrıntılar kullanılır:

• devlet amblemi (devlet işletmeleri),
• amblem veya logo,
• OKPO kodu (varsa),
• OKUD kodu,
• İş adı,
• Yasal ve posta adresi,
• Banka detayları,
• telefon ve faks numarası,
• belge dizini,
• Tarihi,
• indeks ve tarihe bağlantı,
• varış noktası,
• başlık,
• metin,
• imzalar,
• Sanatçının tam adı ve telefon numarası.

Gerekirse şirketin web sitesini ve e-posta adreslerini girin.

Resmi bir mektuptaki ayrıntılar kümesine form denir. Bazıları forma tipografik yöntem kullanılarak yazdırılır. Resmi mektuba ek olarak tüm belgelerin türlerine göre bir adı vardır; örneğin “Kanun”, “Karar” vb.
Muhatap kuruluşunun adı tam ve kısaltılmış olarak yazılır. Harflerin biçimlendirilmesine ilişkin gereksinimler şirkete bağlıdır. Devlet kurumları taslak hazırlama kurallarına uymak zorundadır.

Yetkililere itiraz yazmak tam bir bilimdir. Başarının yarısı itirazın doğru yazılıp yazılmadığına bağlıdır. Üstelik temyiz başvurusunda hem şekil hem de içerik son derece önemlidir.

Bu talimat, savaş bilimi ve yetkililerle iletişimden elde edilen en modern verilere dayanarak yazılmıştır. Bu bilim hızla gelişiyor. Bu nedenle, talimatların iyileştirilmesine yönelik yorumlarınız ve önerileriniz varsa memnuniyetle karşılanırız.

Talimatlar çok sayıda kitap içerir, ancak bunlar önemli ve faydalıdır. Daha sonra dayanılmaz acılardan kaçınmak için sonuna kadar okumanız önerilir.

Ancak bazı nedenlerden dolayı (çoğu durumda talep edilen) toplu mektupların biçimi çok az bilinmektedir. Örneğin hâlâ imza kopyalarının (!) gönderilmesinin mümkün olup olmadığı konusunda sorular soruluyor.

Toplu mektup formu

Toplu mektup iki bölümden oluşur:

1. mektubun kendisi


2. abonelik sayfalarının kopyaları

İmzaları neden ayrı sayfalarda toplamanız gerekiyor:

1. Neredeyse her zaman bir sorunu çözmek için farklı yetkililere mektup yazmanız gerekir. İmzaların ayrı imza sayfalarında toplanması durumunda, imzaları bir kez toplarsınız ve her seferinde yeniden imza toplamak yerine, yetkililere yapılan taleplerin kopyalarını sakin bir şekilde iliştirirsiniz.


2. Yetkililerin inatçı pençelerine teslim edilen orijinal imzalar “kaybolabilir”. Orijinalleri yanınızda bulundurduğunuz takdirde hiçbir yerde kaybolmazlar.

Abonelik formu şuna benzer: herhangi bir motivasyon olmaksızın yalnızca gerekliliği belirten kısa bir metin ve imza tablosu: tam ad, adres, telefon numarası, imza. Abonelik sayfasının metni şöyle olmalıdır:
- daha fazla imzaya sığacak kadar kısa,
- aynı zamanda çifte yoruma izin vermeyecek şekilde açık olmalıdır,
- aynı zamanda, mümkünse mümkün olduğu kadar genel, gerekirse imzaların mümkün olan en geniş şekilde kullanılmasına olanak sağlayacak şekilde.

Açıklığa neden ihtiyaç duyulur:
Bibirevo'da yüzlerce kişinin "alışveriş merkezi inşaatına karşı" imza attığı bilinen bir durum var. Arsanın imar planına (kısacası inşaata yeşil ışık veren ana belge) ilişkin kamuya açık oturumlar kapsamında imzalar toplandı. Kamuya açık duruşmaların sonuçlarına dayanan sonuç şu şekildedir: sakinler inşaata karşıdır, ancak GPZU verilmesine karşı değildir; GPZU'yu yayınlayın. Ve inşaat otomatik olarak GPZU'nun verilmesinden sonra gelir.

Lefortovo yönetimi, görünüşte zararsız olan "Sizden Lefortovo bölgesini iyileştirmenizi ve park yeri sayısını artırmanızı istiyoruz" metninin altında imza topladı. Daha sonra ortaya çıktığı gibi, metin bir konut binasının pencerelerinin altındaki çimenlik alanda park yeri oluşturmak amacıyla derlendi.

Neden mümkün olan en genel metne ihtiyacınız var?.
Diyelim ki adreste st. Ryabinovaya, 5 alışveriş merkezi inşa etmek istiyorlar. “St. Ryabinovaya, 5", o zaman gelecekte bir inşaat projesi aynı adreste bir konut binası veya ofis inşa etmek isterse veya st. Ryabinovaya, 7. Ve inşaat tümörünün her bir bölümüne karşı tekrar koşup imza toplamanız gerekecek. Ancak metin şuna benzerse: Biz, Bölge X sakinleri, aşağıdakilerle sınırlı olan bölgedeki herhangi bir sermaye inşaatına kategorik olarak itiraz ediyoruz: Ryabinovaya Caddesi, Lesnoy Lane, Osennyaya Caddesi ve demiryolu ve ayrıca bu bölgede herhangi bir sermaye inşaatına izin veren herhangi bir belgenin düzenlenmesine ve onaylanmasına da kategorik olarak itiraz ediyoruz. "İmzalarınız anında kalıcı ve tekrar kullanılabilir hale gelecektir.

Abonelik listeleri için iyi metinlere daha fazla örnek:

“Biz, Lefortovo bölgesi sakinleri olarak, mevcut yoğunluğun ve gelişme yüksekliğinin aşılmasına ve Hastane Val, Soldatskaya Caddesi, Aviamotornaya Caddesi, Yuryevsky Lane ve Borovaya Caddesi ile sınırlanan gelişmemiş bölgedeki herhangi bir sermaye inşaatına kategorik olarak itiraz ediyoruz ve ayrıca kategorik olarak itiraz ediyoruz. mevcut imar yoğunluğunun ve yüksekliğinin aşılmasına ve belirlenen sınırlar dahilinde gelişmemiş bölgelerde her türlü sermaye inşaatına izin veren her türlü belgenin düzenlenmesi ve onaylanması."

« Biz, Lefortovo bölgesinin sakinleri, Zolotorozhsky Val, vl. adresinde bir otel inşaatına kategorik olarak karşı çıkıyoruz. 16, bu adreste bir otel inşaatı için bir arsa için bir kentsel planlama planının yürütülmesi de dahil olmak üzere, bu adreste bir otel inşaatı için herhangi bir belgenin yürütülmesine karşı. Bu adrese otel yapılmasına izin veren tüm belgelerin iptalini talep ediyoruz. 16 Zolotorozhsky Val'de bir arsanın konut için tahsis edilmesini talep ediyoruz DÜZ Bu arsa üzerinde herhangi bir sermaye inşaat projesi yapılmadan spor tesisleri, iyileştirme ve çevre düzenleme tesisleri (düz otoparklar dahil).»

Abonelik formları nasıl doldurulur:

1. İmzaladığınız metin HER imza sayfasında bulunmalıdır. HİÇBİR DURUMDA, yalnızca imza tablosu içeren, metinsiz bir sayfada imza atmak MÜMKÜN DEĞİLDİR. Bu tür imzaların kopyaları daha sonra hükümet veya valilik çalışanları tarafından herhangi bir kötü amaçlı metne eklenebilir.

1. İmza sayfasının arkasını imzalayamazsınız. İmza sayfasının arka yüzünün kopyaları metinsiz imzalardır; ayrıca herhangi bir şeye iliştirilebilirler.

Yani imza topladınız. Abonelik listeleriyle ilgili katı bir kural vardır: HİÇBİR KOŞUL ALTINDA KİMSEYE ORİJİNAL İMZA VERMEYİN. Orijinal imzalar girişim grubunun güvenilir bir üyesi tarafından saklanır. Tüm yetkililere yalnızca kopyalar iletilir.

Bu imzaların kopyalarını istediğiniz sayıda yetkiliye ve çeşitli nedenlerle (elbette imzaların uygun olduğu) verebilirsiniz.

Abonelik listelerinin kabul edilebilir ve kabul edilemez şekli ve içeriği hakkında daha ayrıntılı bilgiyi burada bulabilirsiniz: (tek fark, abonelik listesi tablosuna telefon numaralarının eklenmesinin önerilmesidir).

toplu mektup formu (örnek)

Moskova Belediye Başkanı
S.S. Sobyanin

Moskova'nın Lefortovo bölgesi sakinlerinden
_____ sayfalarda ____ imza

Sevgili Sergey Semenoviç!

Lütfen cevabı filanca adrese gönderin (lütfen cevabın bir kopyasını filanca e-posta adresine gönderin).

başvuru:
sakinlerin imzalarının kopyaları (___ sayfalarda ___ imzalar)

Tam isim imzası
tarih

İmza ve sayfa sayısını ilk sayfada belirttiğinizden emin olun.

mektup nasıl verilir

Mektubu iki nüsha halinde yazdırırsınız ve bunlardan birine KOPYA imza eklersiniz. Her iki kopyayı da canlı imzayla imzalayın. Vakaların büyük çoğunluğunda, herkes bir mektubu yetkiliye teslim edebilir; imzalayan kişi olması şart değildir. Moskova yetkililerinden yalnızca Başsavcılık ve Cumhurbaşkanlığı Resepsiyonu, başvuruyu sunarken başvuru sahibinin şahsen bulunmasını gerektirir.

Kopyasını kopyalarıyla birlikte ilgili makama verirsiniz; kopyası olmayan kopyada size bir kabul kaşesi, tarih ve imza verilir. Damga, mektubunuzun ilk sayfasına yerleştirilir. Bu nedenle sayfa ve imza sayısını ilk sayfada, yani damganın yerleştirileceği sayfada BELİRTMENİZ GEREKİR. Bu yapılmazsa imzalar "kaybolabilir" ve 1185 imza yerine örneğin 26 kalacak ve imza sayısının belirtildiği sayfada bir damga varsa o zaman olacaktır. imzaları “kaybetmek” zordur.

Bazı durumlarda yetkililer gerçekten orijinal imzaları görmek istiyor. Bunları gösterebilirsiniz, ancak hiçbir durumda başkalarına vermeyin. İmzaları birkaç kişilik bir grup halinde gösterme prosedürüne gittiğinizden emin olun, mümkünse bunu videoya çekin ve imza sayfalarını yetkililere teslim etmeyin. Yetkililerin aktivistlerden belgeleri kaptığı, belgelerin üzerine masanın üzerine koyduğu ve belgelerle birlikte kaçtığı bilinen durumlar vardır (bir yetkili belgeleri aldı ve onlarla birlikte kendini tuvalete kilitledi).

Günümüzde hemen hemen herkes interneti aktif olarak kullanmaktadır. Ancak ticari yazışmalar güncel ve önemli olmaktan çıkmadı. Basitçe diğer medyaya aktarıldı. Yayın size bir iş mektubunun nasıl doğru şekilde oluşturulacağını ve biçimlendirileceğini anlatacaktır.

Bir iş mesajı ne içerebilir?

İş yazışmaları her şeyden önce çalışanlarla ve iş ortaklarıyla her türlü görüş ve öneri alışverişinde bulunulmasına olanak sağlar. Mektup, şirketler arasındaki yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırmak için istek, şikayet ve diğer düşünceleri içerebilir. Genel olarak ticari yazışmalar bir tür resmi yazışmadır.

Diğer harflerden farklar

Temel farklar aşağıdaki gibi özetlenebilir.

• Sunumun stilistikleri.
• Resmi komuta zincirinin mevcudiyeti.
• Duyguları güçlü bir şekilde ifade etmeyen sözcük dağarcığı.
• Kural olarak, mektup bir sayfadan fazla sürmez.
• Yazı tipi metin boyunca aynıdır (ne küçük ne de büyük).
• Genellikle kuruluşun resmi antetli kağıdına yazılır.

İş mektubu türleri

Cevaplanacak mektuplar:

• Rica etmek.
• Dilekçe.
• Gereklilik.
• Teklif.
• Çekici.

Cevap gerektirmeyen mektuplar:

• Bilgilendirici.
• Bildiri.
• Eşlik eden.
• Garanti.
• Uyarı.
• Hatırlatma.

Ticari mektuplar. Bunlara genellikle sözleşme süresi boyunca veya bir anlaşma yapılması için ihtiyaç duyulur:

• Rica etmek.
• İsteğe yanıt.
• Hatırlatma.
• İddia.
• Teklif. Bu bir sözleşme imzalama veya anlaşma yapma teklifidir.
• Yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerektiği, anlaşmaların feshi vb. hakkında bir uyarı.

Ticari olmayan mektuplar:

• Davet.
• Bir şey hakkında bilgi vermek.
• Minnettarlık ifadesi.
• Öneriler.
• Rica etmek.
• Talimatlar.
• Kapak mektubu.
• Başsağlığı dilemesi.
• Her durumda tebrikler.
• Teminat mektubu.
• Malların teslim alındığının teyidi, hizmetlerin sağlanması vb.

İş mektuplarının yapıya göre sınıflandırılması:

• Katı bir kalıba göre derlenmiştir.
• Serbest biçimde yazılmıştır.

Alıcıya bağlı olarak türler:

• Sıradan. Bir muhatabına gönderildi.
• Toplu. Bir kişiye gönderildi, ancak birden fazla kişiden.
• Dairesel. Birden fazla alıcıya gönderildi.

Mektubun şekli aşağıdaki gibidir:

• Normal posta zarflarında gönderilir.
• Şahsen teslim edildi.
• Faks olarak gönderildi.
• E-postayla gönderildi.

Gördüğünüz gibi bir iş mesajı farklı şekillerde ve farklı niyetlerle çerçevelenebilir. Ancak bazı durumlarda etik nedenlerden dolayı bilgisayarda yazmak yerine elle yazılması gerektiğini belirtmekte fayda var. Bu tebrikler ve taziyeler için geçerlidir.

Bir mektubun bölümleri

Uygun bir iş mektubu her zaman birkaç bölüme ayrılır. Bu giriş, ana ve finaldir. Ve birbirleriyle mantıksal olarak bağlantılıdırlar.

Kural olarak giriş kısmı mektubun yazılmasına yol açan koşullar hakkında bilgi içerir. Ana metin içeriğin kendisidir, mesajın özüdür. Son bölüm, ret, anlaşma, talep vb. ifade edebilen sonuçları özetler.

Yazım ilkeleri

Herhangi bir iş mesajı bu şekilde yazılmalıdır.

1. Tarafsız olarak.
2. Adreslenmiştir (yani belirli bir kişiye yöneliktir).
3. Gerekçeli.
4. Güvenilir.
5. Mümkün olduğu kadar eksiksiz.
6. Metindeki tüm bilgiler yazıldığı sırada güncel olmalıdır.

Stilistik özellikler

Bir iş mektubu yazma kuralları, katı bir üsluba uymanın gerekli olduğunu belirtir. Yalnızca resmi belgeler için tipik olan konuşma araçlarını kullanmak gerekir. Yani resmi bir iş tarzı uygun olacaktır. Dil aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır.

• Formalite.
• Bilgi sunumunun doğruluğu.
• Objektiflik.
• Yapılandırılmış.
• Bilgilendirici ama kısa.

Fiillere odaklanılarak, basit kısa cümlelerle konunun özü ifade edilmelidir. Metni sıfatlarla aşırı yüklemeye veya alıcının anlayamayabileceği az bilinen ve oldukça uzmanlaşmış terimler kullanmaya gerek yoktur. Bu yalnızca olumsuzluğa ve reddedilmeye neden olur. Basit, anlaşılır kelimelerle, daha fazla gerçek ve ayrıntıyla açıklamaya çalışmak daha iyidir. İş tarzı, bilgilendirici olmayan ve "sulu" metinlerin varlığına izin vermez.

Gereksiz ve uzun konuşma kalıplarıyla son kısma geçmemelisiniz. Ayrıca mantıksız ve tutarsız öneriler de işe yaramayacaktır. Bu nedenle, zarf ve katılımcı ifadelerin hariç tutulması en iyisidir. Her paragraf yalnızca belirli bir düşünceyi içermelidir. Metni tamamladıktan sonra, mektubu yüksek sesle okuyarak birkaç kez hata olup olmadığını kontrol etmek daha iyidir.

Form gereksinimleri

İş mektubu kurallarına göre bunu şirketin antetli kağıdına yazmak daha iyidir. Aşağıdaki ana gereksinimlere sahiptir.

• İşletme devlete aitse, formun ortasına Rusya Federasyonu Armasını eklemeniz gerekir.
• Mektup A4 formatında bir kağıda yerleştirilmelidir.
• Soldaki alanı boş bırakın (en az 3 santimetre). Bu gereklidir, çünkü bir süre sonra materyaller diğer belgelerle birlikte dosyalanacaktır.
• En uygun yazı tipinin standart "Times New Roman", 12 boyutunda ve 1,5-2 satır aralığıyla olduğu kabul edilir. En iyi okurken anlaşılır.
• Mektubun başlığında kuruluşun adını, gerçek ve yasal adresini, telefon numarasını ve e-posta adresini belirtmelisiniz.

Tasarım özellikleri

Bir iş mektubunun tamamlanması birkaç sayfa sürdüyse, onu ikinciden başlayarak numaralandırmanız gerekir. Bunun için Arap rakamlarının kullanılması tavsiye edilir. Rakamların yanına nokta koymaya gerek yok.

Mektup paragraflara ve gerekiyorsa alt başlıklara bölünmelidir. Metin kötü algılanacağı için sürekli bir akış gibi görünmemelidir. Paragraflar diğer düşüncelerin nerede bitip nerede başladığını gösterecektir.

Ticari yazışmalarda yazım hatalarının, silmelerin ve düzeltmelerin kabul edilemez olduğunu unutmamak önemlidir. Rakibin cehaletini ve anlamsızlığını gösterecekler.

Kullanılan ayrıntılar

Mektup genellikle aşağıdaki bilgileri içerir.

1. Şirketin tam adı, yalnızca bir kısaltma değil.
2. Telefon numarası, faks numarası, banka hesabı ve e-posta.
3. Muhatap. Ayrıca datif durumda şirketin adı kullanılmalıdır. Soyadınızı ve pozisyonunuzu belirtmeniz gerekiyorsa datif harfini kullanmanız önerilir. Alıcının bir unvanı veya akademik derecesi varsa, bu durum kişinin adından önce belirtilmelidir.

Her özelliğin büyük harfle ve yeni bir satıra yazılması gerektiğine dikkat etmek önemlidir.

İş mektubundaki adresler

Resmi bir mesaj her zaman nötr bir tonda çerçevelenmelidir. Muhataplara verilen adresler aynı biçimde olmalıdır. “İyi günler” gibi ifadeler uygunsuz olacaktır. Selamlaşmak istiyorsanız resmi bir "Merhaba" kullanmak daha iyidir. Ancak en okuryazar seçeneğin ad ve soyadı ile ele alındığı düşünülmektedir. Ve alıcıyla tanışmanın ne kadar sürdüğü önemli değil. İsmin kısa şekli mektupta kullanılamaz (örneğin Petya, Anya vb.).

Daha yaşlı veya daha üst konumda olan birine hitap etmek, kişilerarası mesafenin korunmasına ve kişiye saygı gösterilmesine yardımcı olacaktır. Ancak şunu belirtmekte fayda var ki, bazı şirketlerde tam tersine, yazılı olarak bile iletişim kurarken “siz” ifadesini kullanmak gelenekseldir.

“Sayın Efendim” adresinin, o kişinin adı sonradan belirtilmeden kullanılamayacağını belirtmekte fayda var. Ayrıca "Bay", "Bayan" kısaltmalarından da kaçınmalısınız. Bir grup insana hitap etmeniz gerekiyorsa isim belirtmeyebilirsiniz. Sonra kısaca şunu yazabilirsiniz: “Sevgili baylar!” Kurallara göre birine ismiyle hitap ettikten sonra mutlaka ünlem işareti koymalısınız. Örneğin, bir iş mektubundaki benzer bir ifade şu şekilde görünecektir: “Sevgili Alexander Sergeevich!”

Son kısımda ise çeşitli seçenekleri kullanabilirsiniz. “En iyi dileklerimle”, “Saygılarımla”, “İşbirliği umuduyla” vb. Burada mesajlar resmi ama dostane bir tonda olmalıdır.

Son kısmı yapıyoruz

Mektubu doğru şekilde bitirmek de çok önemlidir. Son bölümde daha önce söylenenleri özetlemeniz gerekiyor. Ancak sonuçlarınızı 10 cümleye kadar genişletmemelisiniz. İş tarzında özlülüğe ve kısalığa değer verildiği unutulmamalıdır. Kendinizi basit ifadelerle sınırlamak daha iyidir. Örnek olarak iş yazışmalarının son kısmında uygun olan birkaç yapıya yer verilecektir. İş mektupları mümkün olduğunca doğru ve kibar bir şekilde doldurulmalıdır.

• Yardım veya ilgi için minnettarlık. “Şükranlarımı sunmama izin verin...” "Teşekkür ederim!"
• Alıcıya bir şeyin güvencesini vermek. “Sizinle işbirliği yapmaktan memnuniyet duyarız.”
• Geleceğe dair umutları dile getirmek. "Yakında sizden haber almayı umuyoruz."
• Bir şey isteyin. "Sonuçları bildirirseniz seviniriz."
• Sebep olunan herhangi bir rahatsızlık için özür dileriz. "Ödemede yaşanan gecikmeden dolayı özür dileriz."

Alıcıya nasıl veda edilir

Yazışmanın iş olmasına rağmen, bir iş mektubunda farklı şekillerde vedalaşabilirsiniz. Bunu yapmak için sözde kapanış cümlelerini kullanmalısınız.

Aşağıdaki seçenekler örnektir:

1. Saygılarımla.
2. Samimi olarak.
3. En içten dileklerimle.
4. Çalışmalarınızda başarılar diliyorum.
5. İşbirliğinin devam etmesini umuyoruz.
6. Hizmet vermenin mutluluğunu yaşadık.

Başka seçenekler de olabilir. Burada son cümlenin seçimi tamamen bir zevk meselesidir.

İmzalama

Sayfanın en altına gönderenin imzasını atması gerekir. Ancak belgenin resmi bir görünüme sahip olması için bunu doğru bir şekilde yapmak son derece önemlidir.

İmza atmak için mevki, baş harf, soyadı ve karşıtını belirtmek gerekir. Ek olarak iletişim bilgilerinizi (kişisel e-posta adresi veya telefon numarası) sağlayabilirsiniz. Bu, alıcıya iletişim kurma ve işbirliği yapma isteğini gösterecektir.

Arıza Özellikleri

Bir şeyi reddetmeniz gerekiyorsa nasıl iş mektubu yazacağınızı bilmek de önemlidir. Sonuçta, örtülü bir olumsuzluk veya reddetme bile gözden kaçmayacak ve hoş olmayan sonuçlara yol açacaktır. Bundan sonra kendinize karşı olumlu, hatta tarafsız bir tutuma güvenemezsiniz. Mektup yazarken duygulara yenik düşmenize gerek yok. Muhatap çok sinir bozucu olsa bile kendinizi sınırlar içinde tutmak daha iyidir. Reddetme mektupları, mesajın tonuna özellikle dikkat edilerek her zaman birkaç kez yeniden okunmalıdır.

Mesaj, nasıl ifade edilirse edilsin, kategorik bir “hayır” ile başlamamalıdır. Aksi takdirde alıcı, ilgisiz ve önemsiz olduğu izlenimini edinecektir. İlk olarak, uydurma olmayan ikna edici açıklamalar ortaya koymak daha iyidir. Reddetme nedenleri kısaca listelendiğinde, sorunsuz bir şekilde gerçeği belirtmeye geçebilirsiniz. Bu durumda iş mektubu görgü kurallarına göre aşağıdaki ifade türünün kullanılması tavsiye edilir.

• Maalesef isteğinizi yerine getiremiyoruz.
• Gerçekten üzgünüz ama teklifinizi reddetmek zorundayız.
• Çok üzgünüz ancak aşağıdaki nedenlerden dolayı isteğinizi yerine getiremiyoruz.

İdeal olanı mektubun başında muhatabın isteğini kısaca belirtmenizdir. Bu şekilde teklifinin gerçekten incelendiğini anlayacak ve muhtemelen takdir edecektir.

E-posta oluşturmanın özellikleri

Günümüzde insanlar, e-postayla gönderilmesi gerekiyorsa bir iş mektubunun nasıl yazılacağıyla giderek daha fazla ilgileniyorlar. Bu tür yazışmalar için daha önce bahsedilen kuralların aynıları geçerlidir. Ancak elektronik iş mesajlarının kendine has özellikleri vardır.

• Giriş sağlam ve yeterli olmalıdır. Örneğin, [e-posta korumalı]- kötü bir seçenek ama [e-posta korumalı]- iyi.

• “Konu” alanının doldurulması her zaman önemlidir. Mesajın ne hakkında olacağı netleşecektir. Mektup tanıdık olmayan bir kişiye yönelikse, başlık ilginç olmalıdır. Ancak aşırıya kaçmamak önemlidir. "Yalnızca şimdi benzersiz teklif", "Acil" gibi konular yalnızca reddedilmeye neden olur. Başlık mesajın özünü içerecek şekilde 3-5 kelimeden oluşmalıdır.

• Yazışma bir yabancıyla yapılıyorsa, önce ona onun hakkında nasıl bilgi sahibi olduğunuzu ve şirketin ne yaptığını anlatmalısınız. Böyle bir giriş yapılmazsa mesaj spam olarak değerlendirilebilir ve derhal silinebilir.

• Metindeki önemli noktaları kalın yazı tipiyle vurgulamak daha iyidir. Bu durumda farklı renklerin kullanılması kabul edilemez.

• Büyük harfler bir e-posta iş mektubunda kullanılamaz. Hatta alt başlıklar ve konu başlığının tamamı büyük harf içermemelidir. Aynı şey yinelenen noktalama işaretleri için de geçerlidir.

• Metni paragraflara bölerek aralarında boş bir satır bırakmak daha iyidir.

• Mesaj ne kadar kısa olursa, o kadar hızlı yanıt verirler.

• Bir imza gereklidir. E-postalarda genellikle birkaç satırdan oluşur ve gönderenin adını, pozisyonunu, şirket adını, telefon numarasını ve web sitesi adresini içerir.

• Mektuba metin dosyaları ve resimler ekleyebilirsiniz. Bu çok uygundur çünkü ek materyaller, yorumlar, açıklamalar ve ayrıntılı açıklamalar özden uzaklaşır. Bu nedenle bunları mektubun gövdesine değil, ekteki dosyalara yerleştirmek daha iyidir.

• Ticari yazışmalar uzun süredir devam ediyorsa ve sıcak, güvene dayalı bir ilişki kurulmuşsa e-postada ifadelerin kullanımına izin verilir. Biraz "canlandırmaya" ve iletişimi etkisiz hale getirmeye yardımcı olacaklar. Ancak bunların kötüye kullanılmaması gerekir ve genellikle kağıt mektuplarda kabul edilemezler.

Mektup yazma talimatları

Bir iş mektubu yazmak birkaç aşamaya ayrılabilir.

1. Öncelikle muhatabı belirtmeniz gerekir. Bunu yapmak için formun sağ üst köşesine alıcının adını, soyadını ve konumunu yazmanız gerekir. Muhatap bir kuruluş ise yasal adresi belirtilmelidir.

2. Alıcıya adres verin. Formun ortasına daha aşağıya yerleştirilmelidir. Hangi ifadelerin kullanılabileceği zaten söylendi. Adres genellikle şöyle görünür: "Sevgili Igor Petrovich!"

3. Amaç beyanı. Aşağıda, yeni bir satıra, itirazın nedenlerini belirterek ana düşünceleri, tüm özü yazmanız gerekir. Bazı sorunlardan bahsediyorsak, o zaman onu çözmek için seçenekler sunmaya değer. Eğer bu bir işbirliği teklifiyse o zaman bunun nasıl olacağını açıklamanız gerekiyor. Mektup bir şikayeti yansıtıyorsa, o zaman özel önlemlerin alınmasını istemekte fayda var. Kısacası, alıcı metinden tam olarak ne istediğini anlamalıdır.

4. Son kısım. Ve son olarak, yeni satıra son cümleyi ve imzayı eklemeniz gerekiyor.

Teşekkür mektubu

Bu örnek bir teşekkür mektubunun nasıl görünebileceğini göstermektedir. Ancak bu örnekte bir kusur var. "Flagman şirketine" satırı yerine bir tebrik cümlesi ve mektubun gönderildiği kişilerin adlarını ekleyebilirsiniz.

Bir soruşturma

Bu örnek bir iş sorgu mektubudur. Bunda hiçbir eksiklik yok. Resmi bir mektup yazmaya ilişkin tüm kurallara uyulmuştur. Metinden hangi sorunun ortaya çıktığı ve bunu çözmek için ne yapılması gerektiği anlaşılıyor. Mesaj ayrıca tüm iletişim bilgilerini, bir karşılama mesajını, bir kapanış cümlesini ve bir imzayı içerir.

Böylece yayın, iş ortaklarına yönelik mektupların nasıl yazılacağını gösterdi. Bu, itibarını kaybetmemek için doğru ve yetkin bir şekilde yapılmalıdır. Sonuçta şirketin geleceği buna bağlı. Bir iş mesajına zamanında yanıt vermek de önemlidir. Bu, mektubun alınmasından itibaren üç ila yedi gün içinde yapılabilir.

Bu yazıda, iş etkileşimlerinde sıklıkla karşılaşılan zor mektuplarla çalışmaya ilişkin bilgiler bulacak, ayrıca iş mektubu örneklerini de göreceksiniz. Bunlar ticari çıkarların ihlali durumunda ortaya çıkan yazma ihtiyacı olan mektuplardır: bir talep mektubu ve bir talep mektubu.

Durumun kendisi oldukça zor olduğundan, böyle bir durumda mektup yazmak çok önemli bir konudur; yazarın yetkin, kibar, doğru ve aynı zamanda işini kararlı bir şekilde savunabilmesi önemlidir. ilgi alanları.

"Zor" harflerin karmaşıklığını başarılı bir şekilde çözmeye yardımcı olun:

• Etkileşimde yetkin tutum: ortaklığa karşı sağlam ama doğru bir tutum
• Uygun yazma stilini seçme (resmi iş veya gizli iş)
• Gerçeklerin yetkin ve mantıklı bir şekilde ele alınması

İş mektubu örnekleri.

(tavır – ortaklık, tarz – resmi iş, gerçeklerin ikna edici bir şekilde ele alınması)

Sevgili iş arkadaşlarım!

Optik Enstitüsü tarafından 1992'den bu yana üretilen KIP-12 cihazının çalışma koşulları altında kalitesini ve güvenilirliğini sağlamak için önlemler almak amacıyla, size aşağıdaki talepte bulunuyoruz: Optik Enstitüsüne işletim hakkında bilgi sağlama olasılığını düşünün. gerçek çalışma koşulları altında cihazın parametreleri (ayrıntılar ekte). Göndereceğiniz veriler, enstitünün analitik için gerekli bilgileri toplamasına, izleme yapmasına olanak tanıyacak ve KIP-12 cihazının kalitesini ve güvenilirliğini artırma sorunlarına daha hızlı çözüm bulunmasına katkıda bulunacaktır.

Lütfen yanıt mektubunuzda bize yardımcı olma kararınızı bize bildirin. Karar vermek için ek bilgiye ihtiyacınız varsa lütfen bunu yanıt mektubunuzda da belirtin.

Samimi olarak,

Teknik Büro Ekibi

Optik Enstitüsü

İş mektubu. Örnek istek mektubu(tavır – ortaklık, tarz – gizli ve ciddi, gerçeklerin ikna edici bir şekilde ele alınması)

Sevgili iş arkadaşlarım!

1992 yılından bu yana üretimini yaptığımız ve 1995 yılından bu yana firmanızın işlerinde sıkı bir şekilde kullanılan KIP-12 cihazının kalitesini ve güvenilirliğini arttırmakla çok ilgileniyoruz. Bu nedenle bu talebimizle size yöneliyoruz.

KIP-12 cihazının kalitesini ve güvenilirliğini artırmak için bu cihazın çalışma koşulları altında çalışmasına ilişkin ayrıntılı verilere ihtiyacımız var. Bu görevi yerine getirirken gerçekten yardımınıza ve doğrudan katılımınıza güveniyoruz. Şirketlerimizin uzun vadeli ve olumlu işbirliğini göz önünde bulundurarak, size bir talep - bir teklif ile başvuruyoruz: cihazın çalışmasıyla ilgili istatistiksel bilgileri toplamamıza ve sunmamıza yardımcı olmak için. Belirtilen parametrelere ilişkin (ayrıntılar başvuruda) bizim için istatistik toplama fırsatı bulursanız minnettar olacağız. Bu, cihazın verimliliğini izlememize ve çalışmasının kalitesini ve güvenilirliğini artırmak için hızlı bir şekilde önlemler almamıza olanak tanıyacak.

Prensip olarak bize yardımcı olmaya hazırsanız lütfen bize bildirin. Karar vermek için ek yorumlara ihtiyacınız varsa veya sorularınız varsa bunları yanıtlamaya hazırız.

Yanıtınız için minnettar olacağız.

Samimi olarak,

İvan İvanov

Teknik Büro Başkanı

Optik Enstitüsü

İş mektubu. Örnek talep mektubu ve örnek talep mektubu.

Mektup - istek (tavır – ortaklık; üslup – gizli ve ciddi; gerçeklerin ikna edici bir şekilde ele alınması)

Mektup - şikayet (tavır – ortaklık; tarz – resmi iş; gerçeklerin ikna edici bir şekilde ele alınması)

Sevgili Andrey İvanoviç! ABS projesinin uygulanmasıyla ortaya çıkan durumu çözme talebinizle size sesleniyoruz. Şu ana kadar şirketinizle iletişimde herhangi bir sorun yaşamadık, Sözleşmede belirtilen tüm sözleşmelere uyulmuştur. Mevcut durumun hala düzeltilebileceğine inanıyoruz. ABS projesinin başarısı firmamız için son derece önemlidir. Bu nedenle 08/06/2010 tarihine kadar sizden rica ediyoruz. Kontrol örneklerinin gönderilmesine ilişkin bilgi sağlayın. Yanıtınızın durumu açıklığa kavuşturacağını ve projenin başarısına ilişkin endişelerimizi hafifleteceğini umuyoruz. Samimi olarak,

Sevgili Andrey İvanoviç! Rosstans OJSC yönetimi adına, ABS projesinin uygulanmasıyla ortaya çıkan durumu çözme ihtiyacıyla bağlantılı olarak size yazıyorum. Bu durumun bizi son derece kaygılandırdığını belirtmek zorundayım. 02/07/2010 tarihli A-122 sayılı sözleşme hükümlerine göre. Madde 4.3. Ürünlerin planlanan teslimatının başlamasından 60 gün önce Star LLC, Rosstance OJSC'ye sevkiyat gerçeğini bildirerek ürünlerin kontrol örneklerini Rosstance OJSC'ye göndermelidir. Programa göre (02/07/2010 tarih ve A-122 No'lu Sözleşme'ye 03/11/2010 tarih ve 1 No'lu Ek Sözleşme), planlanan ürün tedariğinin başlangıç ​​tarihi 10/01/2010'dur. Kontrol numunelerinin gönderimi için son tarih en geç 08/02/2010'dur. Bugün – 08/04/2010. Şu an için kontrol numunelerinin gönderilmesi konusunda bilgi alamadık. Bu durumda Star LLC'nin yükümlülüklerini yerine getirme yeteneği, Rosstance OJSC için ciddi endişelere yol açmakta ve onu 7.2. maddede öngörülen cezaları uygulamayı düşünmeye zorlamaktadır. 08/07/2010 tarihli A-122 sayılı Sözleşme. Bunu önlemek için 08/06/2010 tarihine kadar sizlere sunuyoruz. Ürünlerin kontrol numunelerini göndererek durumu bize bildirin. Samimi olarak,

Bilgilerimizi not edin ve eminiz ki “zor mektuplar” yazma konusu sizin için çok daha az emek gerektiren bir konu olacaktır.

Tamara Vorotyntseva

Ticari yazışmalarla ilgili eğitim programlarımıza dikkat edin:

İş yazımı, herhangi bir işletmedeki ana iletişim araçlarından biridir. İyi yazılmış bir iş mektubu, şirket hakkında olumlu bir izlenim yaratmaya yardımcı olacaktır. Ve okuma yazma bilmeden yazılmış bir mektup tüm itibarınızı yok edebilir. Ticari yazışmaların kuralları hakkında zaten yazmıştık, şimdi belirli iş mektubu örneklerine bakalım.

iş mektubu örnekleri

İş mektubunun pek çok türü vardır - iş teklifleri, talep mektupları, şükran mektupları, ret mektupları, kapak mektupları, teminat mektupları, bilgi vb. Derlemelerinin ilkeleri pratikte birbirinden farklı değildir. Hatalardan kaçınmak için tekrar bakın.

Teşekkür mektubu örnekleri

Teminat mektubu örneği

Örnek yanıt mektubu

Bu, reddi içeren kibar bir mektubun ne olabileceğinin açık bir örneğidir:

Bülten örneği

Şikayet mektubu örneği

Ticari yazışmalarda İngilizce mektup örnekleri

Ne yazık ki herkesin yüksek düzeyde İngilizce yeterliliği yoktur. Ve çoğu zaman yöneticiler İngilizce bir iş mektubu yazmaları gerektiğinde bir şekilde kayboluyorlar. Ruslar bile yazışmalarda birbirlerini her zaman anlayamıyorlarsa, yabancı dil hakkında ne söyleyebiliriz? Bu durumda en iyi çıkış yolu benzer harfleri aramak ve mektubunuzda bunlardan uygun cümleleri kullanmaktır. İşte İngilizce iş mektuplarına üç örnek: müşteriye bir şükran mektubu, işlemin şartlarını açıklayan bir mektup ve satın alma teklifine yanıt mektubu. Her dosya mektubun İngilizce versiyonunu ve Rusçaya çevirisini içerir.
Müşteriye İngilizce şükran mektubu indir.
Anlaşma şartlarını içeren mektubu İngilizce olarak indirin.
İngilizce bir satın alma teklifine yanıt mektubu indirin.

Bir iş mektubunun yapısı

Açık bir yapı, bir iş mektubunun zorunlu bir özelliğidir. Alıcının yazılanların anlamını hızlı bir şekilde anlamasına yardımcı olacak ve okuma süresini kısaltacaktır. Bir iş mektubu aşağıdaki ana bölümlerden oluşur:

1. Başlık (mektubun konusu). Mektubun başlığı kısa amacını veya özünü içermelidir. Burada soyut ifadeler kullanamazsınız. Yalnızca başlığa dayanarak mektubun neyle ilgili olduğu alıcıya açık olmalıdır. Örneğin, "Ürün tedarik fiyatlarının değiştirilmesi hakkında" veya "XXX şirketi ile ticari işbirliği için iş teklifi".

2. Selamlama.“Sevgili + Ad Patronimik!” selamlaması iş mektuplarında geleneksel olarak kabul edilir. Ancak isme gerek yoktur. Ayrıca muhatabınıza pozisyonu üzerinden de hitap edebilirsiniz: “Sayın Müdür Bey!” Ancak isimle hitap etmenin psikolojik mesafeyi bir nebze azalttığını ve köklü iş ilişkisini öne çıkardığını unutmayın. Mektup bir grup insana hitap ediyorsa, "Sevgili hanımlar ve beyler!", "Sevgili ortaklar!" Yazmak kabul edilebilir. ve benzeri. Bay, Bayan veya baş harflerin kısaltmalarını kullanmak saygısızlık olarak algılanır, bu yüzden bundan kaçınmaya çalışın.

3. Bir mektubu yazmanın amacının, özünün, ana fikrinin beyanı. Bu mektubun ana kısmıdır. Burada mektubu yazmanızın nedenini doğrudan yazıyorsunuz.

4. Bu sorunun çözümüne yönelik önerileriniz, tavsiyeleriniz, istekleriniz, şikayetleriniz.İş mektupları neredeyse her zaman muhatabın belirli bir tepkisini gerektirir (tamamen bilgi amaçlı mektuplar hariç). Bu nedenle, yalnızca sorunun kendisini tanımlamak değil, aynı zamanda sorunu çözmek için kendi seçeneklerinizi de sunmak önemlidir. Bir şikayet yazarsanız uygun önlemlerin alınmasını isteyin; işbirliği teklifinde bulunursanız olası seçenekleri açıklayın. Kısacası, mektubunuzun alıcısı yalnızca ondan "ne" istediğinizi anlamamalı, aynı zamanda bunu "nasıl" uygulamayı düşündüğünüzü de anlamalıdır. O zaman gerçek bir iş mektubu olacak.

5. Kısa özet ve sonuçlar. En sonunda yukarıdakilerin hepsini özetleyebiliriz. Ancak bunu çok kısa sürede yapmak her zaman mümkün olmuyor. Bu durumda, ilk iki paragrafta anlattıklarınızı birkaç cümle halinde yazmaya değmez. Bir iş mektubunun en iyi dostunun kısalık olduğunu unutmayın. Bu nedenle çoğu durumda kendinizi "Başarılı bir işbirliği umuyorum", "Bu konuyla ilgili cevabınızı bekliyorum" vb. ifadelerle sınırlamak yeterlidir.

6. İmza. Bir iş mektubu, gönderenin pozisyonu, adı ve soyadı ile geleneksel "Saygılarımla" ifadesiyle imzalanır. Diğer seçenekler de mümkündür: Alıcıyla iletişiminizin yakınlığına bağlı olarak "En iyi dileklerimle", "Saygılarımla" vb. “Saygılarımla” ifadesi en evrensel olanıdır, bu nedenle abone olmanın nasıl daha uygun olacağı konusunda şüpheniz varsa bu ifadeyi kullanın ve kesinlikle kaçırmayacaksınız.

Ayrıca imzanıza sizinle iletişim kurma seçenekleri eklemek de iyi bir fikir olacaktır: diğer e-posta adresleri, iş telefonu numaraları, Skype. Bunun faydası, yalnızca alıcının, istenirse, kendisi için uygun bir şekilde sizinle hızlı bir şekilde iletişim kurabilmesi değil, aynı zamanda bu şekilde alıcıyla iletişim kurmaya açık ve hazır olduğunuzu da gösterebilmenizdir.

Resmi bir mektubun her şeyden önce bir belge olduğunu da unutmayın. Bu nedenle, hazırlama kurallarını ihmal ederek, şirketinizin ve bir uzman olarak kendinizin itibarını geri dönülemez bir şekilde mahvedersiniz.